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信息修改及相关问题解析 刘 洋 2010年6月9日 第二部分 信息修改 一、新生基本信息修改 1.相关要求[参见《学籍管理工作手册》第1页] 《中央广播电视大学学籍管理办法》第三条明确规定：“学生基本信息是学生学籍管理、毕业证书电子注册的依据。入学注册时，学生须在认真校验《中央广播电视大学学生基本情况信息表》的内容后签字，并对签字的内容承担相应的责任。入学注册后，姓名、性别、出生日期、身份证号、民族等基本信息不能随意更改”。但由于从学生报名到省级电大上报中央电大招生数据的过程中存在很多环节，难免出现错误。因此，中央电大允许省级电大、学生在规定的时间内进行更正。 第二部分 信息修改 一、新生基本信息修改 2. 工作流程[参见《学籍管理工作手册》第1页] （1）省级电大学籍科收集学生的更正材料，进行信息更正。 （2）省级电大于每年6月30日前、12月30日前将更正数据和材料报中央电大教务处学籍管理科。 （3）中央电大于每年7月15日、1月15日前将当学期新生信息数据报教育部。 鉴于目前新生入学资格通过上报教育部进行检验后再下发新生数据、教育部阳光平台的数据备案、学生报考、课程注册等时间因素，新生基本信息修改时间须进行调整，具体时间安排会另行发文通知，但原则上是省级电大发现错误及早进行修改。 第二部分 信息修改 一、新生基本信息修改 3.申报材料要求[参见《学籍管理工作手册》第1页] （1）学生提供的证明材料要求 ● 姓名、性别、民族、出生日期、身份证号更正须提供户口本、身份证原件。 ● 入学文化程度及毕业时间更正须提供毕业证书原件。 （2）省级电大向中央电大学籍部门上报的材料要求 ● 教务管理系统导出并打印的材料（修改信息名单），加盖省级电大学籍管理科上级主管部门公章（如教务处、学生处等）。 ● 学生的户口本、身份证、毕业证书复印件（A4规格），依据打印材料的顺序排序并装订，加盖省级电大学籍管理科上级主管部门公章（如教务处、学生处等）并有经手人签名。 第二部分 信息修改 一、新生基本信息修改 （3）注意事项 ①省级电大提交的修改数据必须有与之对应的证明材料。 ②随证明材料同时附上修改信息汇总表，按修改类型（姓名、性别、身份证、文化程度、民族）装订材料，证明材料按修改信息汇总表顺序进行排序。省级电大在证明材料上手工编号，并将对应编号登记到汇总表中。 ③证明材料格式要规范、内容要清晰。 ◆ 证明材料纸张规格必须是A4纸。 ◆ 证明材料上标注学号全码。 ◆ 证明材料字迹要清晰容易辨认。 第二部分 信息修改 一、新生基本信息修改 （3）注意事项 ④修改信息汇总表及相关证明材料加盖省级电大学籍管理科上级主管部门公章（如教务处、学生处等），并有经手人签名。 ⑤省级电大在确认中央电大已经收到修改证明材料后，再提交修改数据，并通知中央电大，以便中央电大在审批修改数据时查找材料。 ⑥证明材料省级电大须存档一份。 第二部分 信息修改 一、新生基本信息修改 4.数据处理 （1）旧版教务管理系统操作:省级电大将通过教务管理系统的学生基本信息更动交换界面导出的自动生成在c:\jwgl子目录下的三个*.DBF或*.TXT文件上报中央电大。[具体操作参见《学籍管理工作手册》第2-8页] （2）教务管理系统（2006版）操作：省级电大上传修改学生基本信息数据。 目前信息修改数据存在省传输的信息和中央不否记录，主要涉及文化程度、民族、所学专业，个别涉及姓名、证件号、出生日期等不致。此类数据，中央平台不能进行审批，在省平台上显示为未批，待中央电大数据中心核查处理后，才可再进行审批。 第二部分 信息修改 二、在籍生基本信息修改 1.相关要求[参见《学籍管理工作手册》第8页] 学生在籍期间发生的姓名、入学文化程度变更允许进行更改。 信息更正修改不等于信息变更修改，信息更正修改是指由于录入错误等主观原因造成信息错误而进行的修改，信息变更修改是指由于姓名、入学文化程度变更而进行的修改。 2.申报时间[参见《学籍管理工作手册》第9页] 省级电大于每年6月30日前、12月30日前将在籍学生姓名、入学文化程度及时间变更的数据和材料报中央电大教务处学籍管理科。 3.工作流程、申报材料要求、数据处理可参见新生基本信息修改。 第二部分 信息修改 案例： 某省级电大2007年秋季入学的学生，分校在录入新生信息时，由于看错行，错录姓名、身份证号信息，2010年春季分校向省级电大提交证明材料，申请进行信息修改。此情况是否可以进行信息修改？ 该情况不允许进行信息修改，