[工作总结]公文格式简介.docVIP

、公文格式常见错误 　　根据国家质监总局1999年12月发布的国家标准（GB/T9704-1999），公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 　　（一）眉首部分 1.发文机关标志。下级应小于上级。 2.发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某段发[2002]21号”；函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。滥用“发”字。 只有重要文件才采用“××发”字样。 　　3.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。 　　4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。 　　（二）主体部分 　　1.标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号。有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。 　　还有如“关于转发×省公路局《关于做好春运工作的紧急通知》的通知”、“关于转发省公路局《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知”，以上两例中的“《》”符号都不应该使用，应改为：关于转发×省公路局关于做好春运工作的紧急通知的通知、关于转发省公路局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知。 　　层层转发公文时，尽量不要弄成，，，关于转发关于转发，，，，的通知的通知的通知。可直接转发最上一级。 文字累赘。如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。 除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如《关于认真贯彻〈×××决定〉的通知》、《关于批转〈××××报告〉的通知》、《关于〈××××请示〉的批复》，标题中加书名号是错的。 　　标题中“试行”要放在书名号之内。如：《武汉市统计局奖惩管理办法（试行）》 　　缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称 “决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如：“第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。 　　2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“一”、下面是顿号，“1.”下面是圆号，而（一）和（1）括号外面是不带顿和点号。序号使用不规范。公文文稿中，序号使用不规范的问题经常出现，主要是层次混乱，或者是序号中标点符号使用不规范。 　　第一层次为：“一、……”（作为小标题时，句尾无标点）； 　　第二层次为：“（一）……”（括号后不加顿号。作为小标题时，句尾标点可有可无）； 　　第三层次为：“1.……”（无论是否为小标题时，句尾要有标点）； 　　第四层次为:“（1）……”（括号后不加顿号。句尾必须有标点）。 　　《格式》规定正文中第一层次标题使用3号黑体字，第二层次标题使用3号楷体字，正文中其他文字一般用3号仿宋体字，每面排22行，每行排28个字。 　　3.引用文号格式。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”目前，有些单位对这一规定没有掌握好。如，“据×办〔2006〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔2006〕12号）。再次出现可直接引用发文字号。 　　4.附件。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。 　　5.成文日期。根据规定，公文的成文日期应以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“O”写作“0”，