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机关公文处理 讲述概要 一、公文的概念 二、公文行文规则 三、公文文面格式 四、收文办理 五、发文办理 六、常见错误 一、公文的概念 定义： 公文，全称公务文书，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。 一、公文的概念 公文的特点 第一、公文的制作者是依法成立的组织。 　　第二、公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有行政机关赋予的特定的效能和影响力。 　　第三、公文具有规范的结构和格式，各种类型的公文都有明确规定的格式，而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式。 一、公文的概念 公文处理的法规依据 党的机关公文处理：《中国共产党机关公文处理条例》（经中共中央批准，中共中央办公厅1996年5月3日印发）。 行政机关公文处理：《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》（国务院国发【2000】23号文，2000年8月24日印发，自2001年1月21日起施行） 军队机关公文处理：《军队机关公文处理条例》（经中央军委批准，自2006年1月1日起施行）。 一、公文的概念 公文的种类及适用范围 根据消防部队的特点，总队制定了《福建省公安消防总队机关公文处理实施细则》，明确规定了13类公文文种及适用范围。命令、决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、通令、指示。 二、公文行文规则 行文规则的含义：行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。 机关之间的工作关系 第一类，处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。 第二类，处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。 第三类，处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。 第四类，非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系。 二、公文行文规则 根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。 《国家行政机关公文处理办法》第13条、第14条指出：“行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。” 二、公文行文规则 （一）按机关隶属关系和职责范围行文的规则 受双重领导的机关的行文，《办法》第二十三条规定：“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。” 二、公文行文规则 （二）授权行文的规则 （三）联合行文的规则 （四）一般情况下不越级行文的规则 （五）不越权行文的规则 （六）“请示”不直接报送领导者个人的规则 二、公文行文规则 （七）“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则 （八）“报告”中不得夹带请示事项的规则 （九）公文由文秘机构统一处理的规则 三、公文文面格式 公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。 党政机关通用公文的文面格式由版头（报头）、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记、公文二维条码22个要素组成。 公文要素 四、收文办理 收文办理，是机关文秘部门的重要工作之一，主要指收到送达本机关文件后，机关内部组织实施文件运作的全过程。主要包括：签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、销毁等11个环节。 四、收文办理 （一）签收 指收到文件后收件人在对方文件投递单（或传真接收单）或送文簿上签字，以示收到。 签收一般包括拆封、清点、分类三个环节。 四、收文办理 （二）登记 就是收到应登记的文件，对文件来源、存在、去向、密级，缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况的记录，是来文的“户口簿”。 四、收文办理 （三）分发 即分送，就是对收到的各类文件、材料、资料按照一定范围和运行办法送给有关领导和承办部门。分送办法主要有直接分送和机要人员传递两种。分送件主要是办件、阅件和简报。 分发原则是准确及时、主次分明、手续齐全。 四、收文办理 （四）拟办 就是对需要办理的文件，提出初步办理意见，以供领导同志或部门负责人审定。拟办意见力求准确、及时、简洁。 四、收文办理 （五）批办 指机关领导同志或负责人就某一文件的拟办或承办处理意见所批示的原则性意见。