[经管营销]内部控制-采购循环--擎亚国际科技股份有限公司.doc

○○國際科技股份有限公司 採購及付款循環 文件編號：PR  ○○國際科技股份有限公司 採購及付款循環 目 錄 文件編號 文件名稱 發行版次/日期 A B C D E PR-01 供應商管理作業 2000/11/1 PR-02 請、採購作業 2000/11/1 PR-03 到貨追蹤作業 2000/11/1 PR-04 驗收作業 2000/11/1 PR-05 驗收差異及索賠處理 2000/11/1 PR-06 應付款項作業 2000/11/1 PR-07 付款作業 2000/11/1 PR-08 暫借款作業 2000/11/1 PR-09 零用金作業 2000/11/1 供應商管理作業 1. 目的： 確保供貨來源及品質，避免因產品不良而影響公司營運，特訂定本作業。 2. 範圍： 本作業適用於原料、買賣成品與財產及一般事務性用品供應廠商之評估及選定等程序。託外加工廠商之評估及管理等程序請詳「生產循環」。 3. 內容： 3.1.流程圖號：無。 3.2.程序說明： 3.2.1.對於擬經常配合或長期合作之原料、商品及設備、用品供應商，應填立〝協力廠商調查評估表〞進行評估，對審查合格之供應商，應填立〝合格廠商名錄〞建立供應商資料。 3.2.2.對公司經常所須之原料、買賣商品、設備及用品，採購單位應隨時進行市場調查及搜集相關資料，以作為日後採購之依據。 3.2.3.對於往來之供應商，經評估供應商信譽及交貨記錄均良好者，可視需要與之協談，達成長期配合約定或簽訂長期供貨合約。 3.2.4.對擇定長期配合之廠商，採購單位於辦理採購時，可不經比、議價直接洽特定供應商訂購，但仍應視需要不定期查詢市場行情，以免公司遭受損失。 3.2.5.長期合作廠商如有下述情形發生者，採購單位應與之協商改善，若協調未果，則應考慮取消長期合作關係，另覓其他供應商交易。 (一)相同物品或服務價格高於其他廠商。 (二)延遲交貨之頻率高。 (三)交貨品質不良。 (四)其他足以損害公司權益之情事。 3.3.控制重點： 3.3.1.經常往來之供應商應建立檔案資料，並適時更新。 3.3.2.長期配合之供應商應評估其配合情況及供貨品質，並予以記錄，以作為後續是否繼續合作之依據。 4. 附件：協力廠商調查評估表。 合格廠商名錄。 5. 參考文件：無。 請、採購作業 1. 目的： 確立請、採購程序，使有效地執行請、採購，以符合申請單位之需求。 2. 範圍： 本作業適用於原料／買賣成品與財產及事務用品之請購、詢、比、議價及訂購之處理。 3. 內容： 3.1.原料／買賣成品： 3.1.1.流程圖號：PR-02-01F 3.1.2.程序說明： (一)採購單位根據業務單位依「銷售及收款循環－訂單處理作業」所接客戶訂單資料，編製〝 PURCHASE ORDER〞，呈權責主管核准後，向供應商訂購並確認訂購內容。 (二)採購單位接獲供應商出具之〝PROFORMA INVOICE〞，與〝 PURCHASE ORDER〞資料核對無誤後，據以填立〝開發信用狀申請書〞或〝請款單〞，檢附相關文件，送呈權責主管簽核後，送交財務單位辦理開狀或T/T匯款。 (三)〝PURCHASE ORDER〞由採購單位逕行存查，據以掌握及追蹤到貨情形。 (四)財務單位接獲〝開發信用狀申請書〞或〝請款單〞、〝PROFORMA INVOICE〞及相關文件，應依付款條件分別依下述程序辦理： (1) L/C at sight： A.財務單位應根據〝開發信用狀申請書〞，併同相關文件呈核及用印後，據以至銀行辦理開狀。 B.完成開狀手續，財務單位應於〝開狀明細表〞登錄開狀資料，據以掌握信用狀使用情形；並將開狀之相關手續費支出填註於〝開狀明細表〞，併同〝PROFORMA INVOICE〞及手續費收據送交會計單位，經核對無誤後，於會計系統編製並列印〝轉帳傳票〞，於呈核後入帳存查。 C.財務單位應將信用狀電文轉交採購單位。採購單位據以編具〝L/C OPEN STATUS〞，傳真通知供應商信用狀開立情形；經與供應商確認後通知進口單位以聯繫報關行安排進口事宜。 (2) T/T in advance： 財務單位根據請款單據至銀行辦理匯款，於匯款完成後，將T/T電文送交採購單位。採購單位據以通知供應商匯款情形；經與供應商確認後通知進口單位以聯繫報關行安排進口事宜。 財務單位於匯款完成後，應將匯款相關資料填註於〝請款單〞，併同〝PROFORMA INVOICE〞及匯款水單送交會計單位。 會計單位經核對〝請款單〞與〝PROFORMA INVOICE〞及匯款水單資料無誤後，據以於會計系統編製並列印〝轉帳傳票〞，經呈核後入帳存查。 (五)