关于邮件规范的相关内容.ppt

（六）邮件不能完全代替沟通 邮件不能完全代替沟通，只是沟通的方式之一，当用邮件发送完所要汇报、知晓的工作内容后，应根据工作重要性通过电话、当面等方式进行告知提醒，以避免对方未及时查看邮件而造成工作没有执行或是延误。 邮 件 礼 仪 邮件基本注意事项 《邮件规范》 收件人： 1、 确认传达讯息的对象，并将人数降至最低。 2、 发送电子邮件之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。 抄送人： 1、在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 2、尽可能把抄送人降至最少。 3、抄送人一般是上级领导。（顺序一般是公司总经理、副总经理、然后是本部门经理，将其他部门的经理放在第一位，副经理、中心主任，其他同事等。） 主题： 1、电子邮件必须有主题。 2、主题要提纲挈领，切忌使用含义不清、胡乱浪漫的主题。 3、主题要和邮件内容一致，不要造成收件人的困扰。 附件： 1、确定邮件是否需要带附件。 2、附件名称多和主题内容一致。 3、添加附件后，检查附件内容是否正确。 4、在附件里修改资料，电脑无法自动保存，如需要修改，要“另存为”后再进行修改。 5、附件不易过大（如果附件过大可以采用压缩文件），如果有图片做附件应选为JPEG格式。 6、在正文中包含一点附件摘要。 内容： 1、称呼恰当：如果收件人是上级领导，应以姓氏加职称做称呼，例如“王经理”“李主任”；如果是同级，可以直接称呼其姓名或姓氏加“工”，例如“张工”“李小二”等。 2、开头要有问侯语，例如“XX您好”“上午好”等。 3、邮件内容应力求简明扼要，篇幅不易过长，讲究沟通实效性。 4、注意用词要精准，以书面语为主。 5、邮件最后要有祝福语，以示礼貌。 6、并添加个人签名，让收件人清楚是谁发出的邮件。 7、签名应告知自己的姓名，公司（部门）电话等基本信息，以便收件人联系。 电子邮件在给人们带来便利的同时，也带来了职场礼节方面的新题目。我们都应当讲究有关电子邮件的礼仪，别让电子邮件出笑话。 （一）尽量不要用公司信箱发送私人邮件 （二）慎重选择发信对象 （三）注意撰写信件内容 1、切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器。因为电子邮件的互动是通过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。许多不注意书面语表达的字眼也因此不经意地随手送出，而造成对方理解错误或是工作内容缺失严肃性。 2、电子邮件「主题」要明确且具描述性。 3、信件内容应简明扼要。  4、考虑他人计算机的容量。同事所拥有的电脑系统与硬件不尽相同。为确保对方能读到自己发出的邮件，撰写邮件时应特别注意传送对象，考虑其是否有系统的限制。 5、了解发送出去的邮件将可能会永久留存 。 6、理清建议或意见。 7、避免使用太多的标点符号。 8、小心幽默的使用。在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默被误解与扭曲。 9、切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话。 10、于特定邮件中加上密码 。 （四）养成良好发送习惯 1、注明发件人及其身分。  2、遵守一般法律规定。 3、勿任意或无心地浪费邮箱容量。 4、小心附件功能的使用。 5、勿重复传送同一信息 。 6、定期检查计算机系统的时间与日期。   （五）三思回复内容 1、勿期盼他人会立即回复你的信件 。注意时间结点，除工作特别需要外，要顾及收件人工作的轻重缓急。 2、当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知发件人。 3、情绪高涨时避免立即回复邮件。 4、阅读信件时应设法理清建议与意见 。 5、避免非相关主题性的言语 。 6、将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意见。 8、确认将要回复的对象是谁。在OA邮箱中有回复和全部回复功能。如果不是有必要让所有人知道回复内容，可尽量不选择使用全部回复功能。 9、切勿在未经同意前，将他人邮件转送给第三者。 10、考虑替代性的沟通管道。电子邮件的沟通缺乏太多人类熟悉的沟通辅助（如表情、肢体语言等）。见面三分情，即使是使用电话，状况也会完全不一样的 。