保管期限和归档范围-昆明医科大学.PPT

2014年档案工作培训会 ——昆明医科大学档案管理办法简要解读 基础知识培训 基本情况介绍 学校档案管理办法是根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《云南省档案管理条例》等的相关规定，结合学校实际情况制定的。 本办法所称档案是指学校在教学、科研、党政管理、社会服务和其他各项活动中形成的、具有保存利用价值的各种历史记录。 基本情况介绍 昆明医科大学档案工作在学校档案工作委员会的领导下，实行统一领导，分级管理。 校长办公室档案科既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是永久保存本校档案并提供利用和服务的部门。 档案科的职能很多，对外贯彻政策法规、服务；对内收集、保管、利用、指导、监督、检查、培训等等。 学校内部档案实行三级管理： 一级：学校层面：档案科； 二级：单位、部门层面：在各单位、部门设立分档案室，负责保管各单位、部门短期（10 年以下）的档案材料。分档案室的日常业务工作由档案科进行指导和监督。主要做随办随归、预立卷等工作和定期向档案科报送单位档案工作季报表、定期向档案科移交由学校永久和长期（30 年以上）保存的档案及短期档案的利用工作； 学校内部档案实行三级管理： 三级：系、科、室层面：在系、科、室设立档案工作点进行三级管理，负责保管其形成的一般性的档案材料，日常档案材料的收集、保管工作。档案工作点的日常业务工作由分档案室指导和监督。 档案兼职员的职责： 负责本单位档案材料的鉴定、收集、整理、立卷、保管和移交工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确，每月定期对账户内归档材料进行清理，按季报送档案工作季报表； 根据不同种类档案资料的特征和有机联系，合理分类、完善文件题名，认真著录归档文件目录的内容（日期填写等），以便管理和利用； 档案兼职员的职责： 接受上级部门的业务指导和督促检查； 维护档案材料的安全，做好保密工作(如会议记录本、录用材料等），按时向档案科移交； 对按照规定不向档案科移交的档案材料，应建立相应二级或三级管理制度，确保档案材料的完整和安全，并积极提供服务和利用。 档案保管期限 保管期限划分为永久、长期和短期三种： 凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、社会和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管； 凡是反映学校一般活动，对学校和社会有长期查考利用价值的，列为长期保管，保管期限为30 年； 凡是短期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管，保管期限为10 年。 保管期限和归档范围 保管期限和归档范围是各位档案兼职员工作的难点和重点，是归档工作的基础。如何鉴定一份材料需不需要归档？归档多长时间？自己部门留存还是归档到学校档案科？都是每个档案兼职员要考虑的问题。 1、机关文件归档范围和文书档案保管期限规定 2、昆医评建2007评字第3号：关于印发《昆明医学院管理部门基础管理档案分类编号指导目录 》（试行）的通知 归档类别 昆明医科大学档案分为党群（主要涉及党办、组织、宣传、工会、离退休等部门）、行政（校办、人事、纪检审、保卫、后勤等部门）、教学（教务、学生、各学院）、科研、基建、外事、仪器设备、出版、声像、财会、实物和人物十二大类。 各类别之间相对独立，又有机联系。声像类档案涉及学校各个部门，要注意声像类档案的收集、分类、整理、保管和移交问题。（重大活动、毕业照等很重要）。 整理规范 各单位形成的各类归档材料格式规范、整洁齐全。 要求各单位形成的归档材料格式规范，有天头、地脚、落款和页码的编写；档案材料要整洁规整齐全，使用不锈钢订书针或专用档案设备装订。 要求各单位形成的归档材料，包括实体档案与电子档案要做到随办随归。要收集及时。 要顺序编目、按照A4纸张的标准折叠或者裁减，不得有重份材料；对于字迹模糊、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等形成的文件材料要进行复印后方可归档；要做到分类存放，妥善保管。 要求各单位、部门对于题名（通知、证明等）不全的归档材料编制题名，要题名准确、全面，对于补充的题名，在题名上要加（），没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上； 整理规范 档案移交时间： （1）党群、行政、教学、科研、基建（综合）、教学等管理性档案及出版物档案于次年6月底前移交； （2）教学业务性档案按培养周期于次学年12月底移交； （3）科研课题在结题或鉴定验收后两个月内移交； （4）基建项目在验收、审计后两个月内移交； （5）财务档案于第三年5月底前移交； （6）声像档案形成后及时归档移交； （7）实物档案形成后及时归档移交； （8）名人档案形成后及时归档移交； - （9）电子档案形成后及时归档，与档案实体一起移交。 接收必须履行相应的手续，填写备考表，填写移交清单一式二份，由交接双方签字并加盖单位印章。 移交档案时最好能够提前预约