[信息与通信]IndiOffice公文流转使用手册.doc

北京慧点科技开发有限公司 2007 年 12 月  目 录 目 录 1. 公文配置 0 2. 流程定义 3 3. 发文管理 11 4. 收文管理 26 5. 请示报告 32 6. 文档一体化 36 7. 催办提醒 40 8. 签字库 41 9. 密钥管理 43 10. 待办事宜 44 11. 公文统计 48 公文配置 （1）功能描述 用来生成和配置部门公文库，并对配置信息进行管理。操作公文之前，系统管理员必须在【公文配置】里先定义部门流程库，发文库，收文库并为其指定公文文书，然后公文文书才能定义本部门的流程，开始公文流转。至于催办提醒，签字库，密钥管理，待办事宜及公文统计模块都是与公文流转业务相关的模块，并不是公文流转的前提条件。在[配置中心]中将Indioffice配置下的Key_multidomain的关键字的值设为true，公文配置中便可以对多网络域的分子公司以及分子公司部门设置。 （2）操作过程 （2-1）新建公文配置表 点击导航条中的“公文配置”进入系统默认的【当前服务器】显示的当前服务器中部门公文配置页面如图1-1： 图1-1 点击右上角的“新建”按钮。如下图1-2： 图1-2 “应用名”：如果有多个应用时，选择不同的应用，就可以为不同的应用创建相应的流程定 义库及收发文库。 在“数据库类别”里选择某项操作后，“模板库文件名”会自动列出该选择的模板库文件名。 “模块分类”指定生成的库放在哪个目录下显示。 “数据库中文名”和“数据库文件名”只要选择了“数据库类别”后，用鼠标在这两个域上点击一下，就会自动生成名称，这些名称也可以更改或手动输入。 “文件归档到”制定该数据库已归档的文档归档后存储的一体化数据库，同时可以设置归档后保留多少天后删除或是立即删除。 “关联库”点击关联库后的“查找”按钮，可以选择要关联的部门，数据库及视图。 创建数据库的流程定义信息在【流程定义库配置】目录下保存。 创建文档一体化库的方法类似创建收发文库。 创建数据库的收，发文库的定义信息则在【按时间】和【按服务器】目录下保存。 当创建完一个部门公文数据库后，会自动在当前应用的管理引擎数据库中创建一条模块文档，用于显示在左边的导航条中。 配置表属性 描述 部门名称 选择创建公文部门名称； 部门管理员（文书） 选择该部门公文文书； 在公文库中的存取级别：编辑者； 角色：[manager]； 领导 选择该部门领导； 在公文库中的存取级别：编辑者； 角色：[leader] 应用名 选择该部门所属应用； 数据库类别 选择当前创建的公文库所属类型； 公文库类别：发文管理、收文管理、流程定义、请示报告； 模块分类 与管理引擎中模块类别对应；即显示公文模块的所属类别； 模板库文件名 需输入该类型公文库的模板（ntf）路径；如：app1/fwgl.ntf； （2-2）编辑已有公文配置表 系统管理员可以对本服务器上已建的公文配置表进行修改，但是对其他服务器上创建的公文配置表信息只能浏览，不能修改。本服务器上的公文配置表一旦创建，可以修改的项目有：部门管理员(文书)、领导、模块分类。修改完毕后，点击提交按钮进行保存，相应的权限和分类会即时发生变化！ （2-3）删除已有公文配置表 系统管理员在系统管理模块下单击“公文配置”标签，进入【公文配置】页面，选中公文配置列表页面上所要删除的选项前面的复选框，然后单击页面下部的“直接删除”按钮。 在列表中有些配置记录前没有复选框，那是因为这条记录是在其他服务器上创建的，管理员只能维护本应用上的配置文档，对其他服务器上的配置文档只有查看权限。 （2-4）新建和维护单位组 通过创建单位组，可以将不同的部门组织在一起成为一个单位，在公文发放的时候可以选择归为一组的部门统一发放。简化了公文的组发放过程。新建单位组时，在“单位组”视图下点击“新建”按钮进入如图1-3所示画面： 图1-3 “部门名称列表”的值从“选择”按钮中选择，值可以是一个或是多个。填写完单位组名称和单位组序号后，点“保存”按钮，创建的群组信息就会在“单位组”视图下保存。 管理员可以通过“编辑”按钮来修改维护单位组信息。 删除单位组信息时，选中记录前的复选框，再单击“永久删除”按钮，就可将该条单位组删除。或者是打开记录，通过记录里的“删除”按钮，也可将记录删除。 （注：如果部门的收文库被删除了，该部门也将会从涉及的单位组中自动删除。） 流程定义 （1）功能描述