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第三章 会计档案与会计档案管理 第一节会计档案概述 一、会计档案的定义 会计档案的定义可以表述为：会计档案是各种社会实践主体在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的会计文件，不论其记录方式和载体如何。 二、会计档案的属性和特征 （一）突出的专业属性 （二）形成过程的序时性 （三）承载信息内容的严肃性 （四）数据记录的平衡性 （五）会计记录与会计文件格式的规范性 三、会计档案的价值、功能和作用 （一）会计档案的价值概念及其构成 会计档案的价值，是指会计档案对人类社会的现实实践活动和长远的历史文化建设所具有的积极意义。 （二）会计档案的功能 （1）原始凭证功能。 （2）历史查考功能。 （3）历史记忆功能。 （4）维护经济秩序功能。 （三）会计档案的作用 1、信息保障作用 2、维系管理作用 3、监督检查作用 4、经济、历史研究作用 5、凭证、查考作用 第二节 会计档案人员对现行会计文件、会计信息的监督与控制 一、会计档案人员对现行会计文件监督与控制工作的依据 （一）理论依据 （二）实践依据 （三）法规制度依据 二、电算化环境条件下的会计文件信息的有效前端控制 在电算化条件下，传统的会计档案管理理论和方法已经显现出一定的不适应性。为此，我们必须认真了解和掌握电算化条件下会计档案信息及其管理的新特点，及时对会计档案的管理理论和方法进行补充和完善，才能使会计档案的管理理论具有实践的品格，才能使其发挥对会计档案管理实践的指导作用。 （一）电算化会计档案信息系统的一般控制 1、组织与管理控制 2、应用系统开发、建立和维护控制 3、系统软件控制 4、系统操作控制 5、数据和程序控制 6、网络的安全控制 （二）会计电算化系统的应用控制 1、输入控制采用的控制方法 2、计算机处理与数据文件控制所采用的控制措施 3、输出控制可采取的控制措施 第三节 会计档案的收集 会计档案的收集，就是按照国家有关法律、法规和制度的要求，将具有一定保存价值的会计档案整理立卷，定期移交给档案机构集中管理的一项档案业务活动。 一、会计档案收集的一般要求 首先，会计档案收集必须贯彻执行“统一领导、分级管理”的基本原则。 其次，会计档案的收集活动必须自觉地遵循会计档案的形成规律。 第三，会计档案的收集工作必须保证会计档案的齐全完整、信息准确。 第四，会计档案的收集工作要注意质量优化、成分充实。 二、会计文件的归档制度 会计文件的归档制度是确保一个立档单位会计档案的系统积累和质量的一项重要的业务制度。 （一）会计文件归档制度的一般内容设计 1、归档范围 2、归档时间 3、归档要求 4、归档份数 5、归档手续 （二）会计文件归档制度的保证措施设计 会计文件归档制度的保证措施的设计，是为了有效地保证上述各项规定事项能够得到切实的贯彻施行。 （三）会计电算化系统会计档案收集管理制度 1、现金记账凭证及日记账的输出及收集 2、银行记账凭证、账册的输出与收集 3、转账凭证的输入、输出与收集 4、科目汇总表、账表打印时间 5、打印输出与签章 6、数据备份收集 7、电算化会计档案的集中管理 第四节 会计档案的整理 整理工作是会计档案管理工作的一项主要业务活动。无序的、不系统的、无条理的会计档案，不但不便于安全保管，也不便于科学地组织会计信息资源的开发利用工作。整理可以为会计档案的合理保管和利用，提供一个最基本的物理性的会计文件有机体系。 一、会计档案整理的内容 （一）会计档案的分类 （二）会计档案的组卷 （三）会计档案的排列 （四）会计档案的编目 二、会计档案的分类 会计档案分类有广义和狭义之分。广义的分类包括会计档案种类的划分、会计档案实体的分类和会计档案信息内容的分类三个方面的内容。每一种分类所针对的实际工作对象和所要达到的目标是不一致的。 （一）会计档案的分类要求 第一，会计档案的分类标准及分类方法的选择与运用，应当具有一定的客观性。 第二，会计档案的分类体系必须符合逻辑性要求。 第三，会计档案的分类体系和分类结果必须具有实践性。 （二）会计档案的分类标准 （1）来源标准 （2）时间标准 （3）内容标准 （4）形式标准 （三）会计档案的分类方法 1、会计年度—会计文件文种（凭证、账簿、报表）—保管期限分类法 2、会计年度—保管期限—组织机构分类法 3、会计年度—会计类型—文种—保管期限分类法 三、会计档案的组卷 所谓组卷，又称立卷，就是将互有联系的、保存价值和保密等级相同或相似的会计记录、会计文件组合成