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高效会议的 “八项原则” -牛津时间管理 开会，是管理工作的一种重要方法。他对集思广益，消除误解，做出决策，有其重要意义。但现在，许 多会议成为了一种形式，一种 “累赘”。有的会议议题繁多，只议不决；有的会议拖拉严重，形成了效率 低下的 “大尾巴会”。有的会议，参加人数众多，无多大关系 “陪绑”的现象严重。有的会议成为了领导 “一言堂”，失去了会议的意义 总之，低效的会议，无用的会议，拖拉的会议，陪绑的会议，既浪费了大家的时间，又制造了 “文山 会海”，已成了许多公司效率低下、成本增大的重要环节。如何才会开好高效的会议？我认为要坚持一下 八点： 主题要唯一。 一次会议，就有一个主题，最好。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最 多也不要超过三个议题为好。议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。 人员要相关。 参加会议的人员，一是要坚持 “少而精”的原则。与会议议题直接关联的单位，派员参加。协办的单位， 不要派人陪绑。二要坚持 “有效性”的原则。具体的议题，让主责人员直接汇报，不要让领导代为汇报， 避免 “一问三不知”的现象出现。三要坚持 “决策权”的原则。参加会议的人员，一定要有决策权，主管 领导有事派员参加，也要赋予相应的权利。否则因做不了主造成议而不决，是最大人员成本的浪费 ！ 事先要通报。 要想会议高效，事先告知很重要。不要到会场才知什么议题，没经深思熟虑作出决策，导致决策有误。重 大议题应提前一天告知，让大家各广泛征求意见，充分作好准备，开会各抒己见，迅速作出决策，提高会 议效率。会议议题、提供有关资料、发言次序都在会议通知中告知为好。 程序要准确。 会议的程序很重要，关系到会议是否民主，有效。一是不要领导主持会。应该是会议议题单位主持，或办 公室主持。二是不要领导先讲话。避免有的人 “话里听音”拍马屁，失去民主按领导意见办。三是该议的 时候议，该决的的时候决，该举手的时候举手，该签字的时候签字，尽可能会上形成决议，不要事后补办， 切实提高会议效率。 时间要紧凑。 要事先规定会议时间，一个议题的会议一般会议时间不应超过一个小时。超过一个小时还形成不了决议， 说明分歧较大，可以回去准备，二次在议，做出准确决策。人是有生物钟的，开会时间长了，大脑反映迟 钝了，决策慢了且容易出错。当然，11 点会议，容易提高会议效率，但也应避免仓促决策。 记录要完整。 会议记录一定要完整、规范。从签到、讨论记录，到会议决议、表决情况，都要进行详细记录，以观备查。 可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查，避免事后不认账。 纪要要及时。 会议召开后，应在两日内，下发会议纪要。会议纪要要做到完成目标的时间、要求、方法、执行部门四落 实。拖泥带水是企业执行力的大忌。所以，要及时贯彻会议精神，一是增强会议时效性，发挥会议的作用； 二是可以乘热打铁，取得事半功倍的效果；三是避免节外生枝，导致不必要的麻烦。四是提高会议的效益， 增强执行力。 决策要检查。 会议决策情况的跟踪检查，非常重要。首先是检查要及时。在会后的几天里，要检查有关部门对会议决议 的贯彻落实方案。其次是定期查落实。对会议的贯彻，制定及各节点，每个节点都要进行检查。三是决策 完成期限要进行及时的总结，好的表扬，错的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。 总之，企业管理离不开会议。开好会，也会提高生产力。会议开好了，贯彻落实抓好了，管理工作就 成功了一半。 最近和一位企业家交流，谈到他公司在人力资源管理中遇到的困惑。他知道我在理光有过兼任人力资源总 监近十年的经历 （我在理光的主业是生产管理），想从我这里获得一些建设性的意见。 他两年前，从外部招聘了一位颇有思想和经验的人力资源总监，好像还做过人力资源方面的顾问。这位总 监来了之后，做了许多他期望做的事情，特别是各类人力资源管理标准制度建设方面取得了重大进展。看 起来，一个良好的人力资源管理闭环业已形成，照理说，企业管理绩效应该提高，员工应该开心才是，但 是结果却正好相反。不知问题出在哪里？要知道问题在哪里，还得让我们一起来看一看，这位总监两年来 做了些什么？ 他做的第一件事，就是导入绩效考核制度，对公司所有员工进行 “精密”的绩效考核。为此，各个部门和 员工需要为此填写和制作许多报表。为了督促被考核者重视考核，甚至把上报考核资料等项目也作为考核