[管理学]08周恩良新课件《秘书理论与实务》.ppt

本课程课件共19集，连同本集已上传8集。 其他各集将陆续上传。 敬请同行及网友多多批评指教。 QQ：522842900 QQ昵称：老老顽童。 乌鲁木齐职业大学传媒学院 《秘书理论与实务》项目三 办事 教学项目三(办事)的四个教学模块： 模块一：接待工作 模块二：办公环境管理 模块三：办公室日常事务管理 模块四：办公用品管理 模块1：接待工作 1.接待工作认知 2.接待工作流程 3.涉外接待 模块2：办公环境管理 1.合理布置办公室 2.营造健康安全的办公环境 3.办公室不同布局形式 4.企业办公模式的选择 模块3：办公室日常事务管理 1.管理印章和介绍信 2.安排值班工作 3.管理零用现金并办理报销 4.安排上司差旅事务 5.完成上司临时交办事项 6.管理工作时间提高工作效率 7.改进办公室日常事务工作 8.处理突发事件 9.完成督促检查工作 10.制定工作计划 11.确定承办期限 12.对办公室工作进行评估 3-1 接待工作 3-1-1 接待工作认知 3-1-1 接待工作认知 接待，也叫来宾接待，主要是指对计划安排中的比较重要的国内外来宾的接待。 国内来宾的接待叫“内客接待”，国外来宾的接待叫“外宾接待”。 秘书接待工作更多的是“来访接待”，即接待因工作或业务联系，临时短暂来访的一般客人。 此处“来访”，来人要“访”的主要是领导。 秘书往往是来访者第一个会见的人！ 从某种意义上说，秘书给来访者的印象就是一个单位形象的缩影和展示形象的窗口。 接待工作的好坏会影响来访者对本单位的看法甚至工作的进展。 接待工作的原则与要求 1、文明礼貌 2、尽职负责 3、提供方便 4、讲求时效 5、遵从制度 6、严守纪律 接待工作的原则与要求 （2-1） 1，文明礼貌 秘书常常是来客最先会见的也是最后告别的主人。接待中要注重礼仪，凡来客都要以礼相待；有时要放下手头的工作；“主随客便”。 2，尽职负责 秘书在接待中既要对本单位负责，也要对来客负责。必须首先确认来客身份；交谈必须注意必要的内容和范围；未得到领导允许不可擅将来访者带到领导那里或指引来访者自己去找！ 3，提供方便 引见；转告、转办；介绍情况、提供资料；提供食宿、交通、票务等服务。 接待工作的原则与要求 （2-2） 4，讲求时效 决不浪费客、主双方的时间。 5，遵从制度 不搞超标准接待和计划外开支。 6，严守纪律 保密纪律、廉洁纪律、外事纪律 3-1-2 接待流程 1.内客团组接待流程示意图 2.外宾团组接待流程示意图 3. 接待中的五个最重要的环节 制定接待工作计划（即制定接待方案） 接待规格 标志（角度）？ ——主陪人 接待规格的确定—— 主宾身份 来访目的 双方关系 连续性 突然变化 接待计划（接待方案） 标题 1.导语（很重要 ！） 2.明确接待规格（在方案中体现） 3.日程安排（可以表格形式列出） 4.经费预算 5.工作人员 A.工作经费（租用会议室、打印材料等） B.住宿费 C.餐饮费 D.劳务费 E.交通费 F.参观游览娱乐费用 G.纪念品费 H.宣传、公关费用 4.接待计划（接待方案）的拟制 模拟案例：金陵职业大学校长张宁同志应我校校长党继农同志的邀请，将于2011年11月1日从南京乘飞机赴乌鲁木齐，对我校进行为期4天的考察访问。张校长一行6人（除张校长外还有教授1人、副教授4人），其中女士2人（副教授），均为汉族。张校长一行此次主要是考察我校的改革经验。除工作外，张校长一行还将游览吐鲁番、天池，参观二道桥国际大巴扎。 职大党政办刘主任安排您（校党政办秘书）作接待方案。 内客接待方案主要内容 A.标题 《关于接待ⅹⅹ（来客单位）ⅹⅹⅹ（团组负责人）一行的方案》 B.（正文）简短前言（简要介绍客人团组的情况、此行重要性、接待规格和基本要求） C.食宿安排（标准）及客人逗留期间交通保障 D.迎接（接站）并商定活动日程 E.宴请 F.会谈或座谈交流 G.游览观光 H.结帐、送行 I.接待费用 关于接待金陵职大张校长一行的计划 金陵职大校长张宁一行6人，应我校校长党继农同志的邀请，将于2011年11月1日至4日对我校进行考察访问。张校长一行此行主要是考察学习我校改革经验。南京市与乌鲁木齐市是姐妹城市，两校多年来关系友好。对于张校长一行来访，我校应给予热情周到的接待。为此，特制定接待计划如下。 一、食宿安排：客人下榻我校专家招待所，安排两个小套间房、四个标准间。客人在学校小清真餐厅用餐，日用餐标准40元/人。