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办公室事务 办公室事务 办公环境的布置 邮件的收发与传阅 妥善安排约会 接待工作 一、办公环境 1、办公环境布置的原则： 采光良好 走道上不要放置有碍行走的物品 办公桌椅柜架的安排应采用直线对称式 采用统一规格的档案柜 电脑、传真、复印机等安置在一个区域，便于保养 室内温度要恒定 地毯、桌椅、桌面统一色调，绿色植物 区域整洁 一、办公环境 2、选购办公用品原则： 满足工作需求 提高工作效率 节约费用 提高企业的形象 注意：采购之前一定要列清单 二、邮件收发与传阅 收邮件： 分类 登记 分送 拆封 阅办（仔细认真，长篇摘要、写出拟办意见） 保管备查 二、邮件收发与传阅 注意： 由于行政文秘人员特性，查阅文件的时候要： 设立一定的阅读权限； 文件要做好归档； 要建立借阅收签登记管理。 二、邮件收发与传阅 发邮件： 发邮件之前对内容进行校对； 信封或封皮进行查对； 邮件发寄后和对方进行确认。 二、邮件收发与传阅 练习：制作邮件登记表 三、安排约会 1、原则 配合上司的时间表 分辨轻重缓急 酌留弹性（不定死时间） 处理好变更的约会。 练习：如何处理变更约会 三、安排约会 变更约会的处理： 致歉 充分说明更改的理由 再约下次的时间 三、安排约会 2、细节 （1）有些时间是不宜安排的 出差回来当天 周末 下班前不宜安排 把第二天的约会写好（时间、地点、资料） （2）如果是时间较长的要在开会前再跟进一下。 四、接待工作 重要性： 涉及面广，直接影响到公司的形象。 四、接待工作 （一）、得体的邀请 1、提前预约 2、说明目的和由你付帐的打算 3、职业化（正式会议有请柬） 4、告知被邀请者相关的内容 5、邀请函 注意：普通请柬的书写格式 四、接待工作 1、办公室日常接待 热情有礼，一视同仁（不能以貌取人，分冷热亲疏） 招呼来客 抬头招呼，必要时起身招呼 确认身份，引领 替上司圆场 2、接待注意事项 注意保密 注意身体的逐客语言 热情送客 四、接待工作 3、接待不速之客 分流：是否亲朋好友；不需要上司亲自解决的问题交给相关部门；了解清楚来意。 婉言拒绝：挡一些不必要的。 来客中又有新客 接待投诉者（树立正确的观念） A、热情接待；B、有耐心 C、诚恳的答复（不埋怨对方）D、礼貌相送 四、接待工作 4、确定规格 了解来宾的状况（确定哪些人接待，怎么接待） 拟定接待方案（重大的接待） 5、迎接（办公室、机场） 迎宾 介绍 握手 献花 练习：会议上遇到客户，但是你想不起来是谁了，该怎样做？ 快乐工作，快乐生活！谢谢大家！ 双赢沟通 不懂双赢，只讲输赢，合作很难长久！ 企业文化 哈佛大学研究结果表明： 一个能生存五十年以上的企业，其核心生存“秘诀”,并非人们通常所认为的产品，而是他们的企业文化！建设企业文化，可以从根本上提升企业的核心竞争力。 企业成功＝ 20％战略（员工方向）＋80％文化（员工的力量） 改变观念 改变心态 改变习惯 认识习惯 一个人95％以上的行为是因为习惯，因此 习惯是逐渐完成 习惯是可以改变 改变是一件不舒服的事 改变是一个过程 改变是一种高层次的享受 习惯的改变非常困难： 因为人都会有一个舒适圈、卓越圈。 习惯改变的过程 A、0－7天 刻意不自然 B、7－21天 刻意自然 （需要提醒） C、21－90天 不经意自然 （90天达到固化） 突破框框训练 突破框框训练 改变思维方式，改变焦点 意焦 点无大小，线无粗细 一笔也可以覆盖九个点 不是不可能――只是暂时没有找到解决 的方法 不说不可能——要形成一种条件反射 要形成团队的条件反射 与其监督人的行为 不如领导人的思维 不要为目标而讨价还价 要为达成目标寻找方法 不折不扣的把你要的结果拿来 管理执行的三没有 一、没有条件（不要为目标讨价还价） 二、没有借口 三、没有不可能 成功的因素 成功是因为态度 成功是一种习惯 我是我认为的我 我是一切的根源 山不过来，我就过去 决心决定成功 每天进步一点点 当无法用逻辑做判断时，要用信念做出决定！ 当信念超过逻辑，信念决定成败！ I‘m possible 坚定“不是不可能”，坚持每天进步一点点！ 认识到“成功100％都是因为态度”；发自内心地认为“我是一切的根源”； 在遇到任何难题时，恪守“山不过来，我就过去”