某广告传媒公司工作流程培训教材-43页.ppt

流程培训 前言 统一管理工作电子文档 统一使用规范的公司对外往来文件 统一使用内部流程 本次培训涉及部门 统一管理公司电子文档 各业务部门将客户进行分类管理 1。客户文件夹：规范客户文件管理 2。管理文件夹：规范内部作业管理 客户文件夹管理 执行客户[以联通为例] 以下为必备的文件目录 客户文件夹管理 开发客户 按客户名分子文件夹 每个子项目中根据需求分类 客户进行执行阶段，转入执行客户文件夹；如经跟进后停止，转入暂停客户 暂停客户 由开发客户转入，保留所有往来文件，并附〈客户情况说明〉，交流程存档 由于开发客户的反复性及人员流动性，暂停客户于每季季末进行评估，归档 往来文件规范 日常使用部分 传真-与客户传真往来统一使用 工作报告-阶段提交工作报告 内部文件-内部文件往来使用 客户情况说明-暂停客户情况说明 往来文件规范-传真 流程管理部分 流程管制的作用 流程的工作目标：①由工作卡开始起，跟进每项工作进度，使各有关部门协力合作，保证每项工作在规定时间内顺利完成。②在成本控制上掌握外发的费用及时间，确保在整个过程中达到最佳成本效益。 常用基本流程 各部门使用工作流程表 客户部:工作申请会议记录关工作 创作部 常用创意简报工作补充申请平面工作时间表 完稿平面制作表输出打样单 影视影视工作时间表 公关部:公关简报 项目部:交货单礼品/印刷品/展览制作单 媒体:媒体简报 市调市调简报 成本管理 制作物报价明细:对外使用 预估成本及预签报价:对财务 特别项目审批 付款申请单 劳务报酬签收单 客户部工作表－开工作号 客户部填写工作申请单，交由流程控管开据工作号。 工作号与合同号相统一，以便财务人员考核相关项目成本 同一工作号下，客户部自行将创意部工作及制作部工作按时间编号。 工作号的编写 例联通UP新势力某工作，工作号为UP2004001[前缀为品牌字母简写，后缀为年度+工作项] UP2004001所含工作如海报工作为UP2004001-1，DM单为UP2004001-2 工作号开据后告知财务部，相关此工作号项目成本及报销支付时，均需注明此工作号 工作号一式两份，由流程与客户部各留一份 客户部－会议记录 客户部－关工作 创作部常用文件 单项创意工作时，由客户部撰写创意简报，交由流程控管安排简报时间。创作部不得接受没有工作号及客户总监签字的工作 客户部与创作部就工作时间进行确认后由创意部签字，工作开始进行。 在工作过程中，如设计内容发生任何更改，需由客户部填写《工作补充申请》，交由流程签字后，再与创作部进行沟通。以免因修改内容沟通不足而产生错误。 流程与创意部需审定创意简报所附资料及签字是否齐备 创意部提交设计品需通过流程控制进行召集，经内部讨论后，由流程附上“品控标贴”，需由设计师及创意总监，客户总监签字方可向客户提交。 创作部常用文件－创意简报 创作部常用－工作补充申请 创意部完稿阶段工作 设计稿通过后，客户部需向流程控管提交客户签字设计稿及客户确认的报价单[或合同复印件]，由流程留档，以确便在确认价格的情况下进行完稿工作。由客户部开出《平面制作表》，《输出工作单》，并提供创作部所需的客户材料 明确成品尺寸及完稿后提交形式 所有制作物需由客户部交由客户在打样稿上签字后，交回流程后方可开始印刷及制作。 创作部完稿用－平面制作表 创作部完稿用－输出打样单 项目工程部常用 制作类项目，由客户部向项目工作部经流程提交《预估成本表》，由AE填写明确的工作要求及数量等，交由项目工程部预估成本。最终预估成本一式三份，流程、项目部、客户部各执一份。 客户部就项目部提供的预估成本表，对外填写《报价单》，由客户首先在报价单上签字确认认可价格，再签定合同。 交货时填写交货单 项目工程部常用－预估成本表 项目工程部常用－礼品制作表［为例］ 项目工程部常用－交货单 财务控制 内部签定合同时需要由客户部人员一并向财务部提交《预估成本及预签报价》，财务人员根据预估成本表、合同、付款申请进行支款与成本控制。 相关工作人员的请款、因项目发生的所有费用的报销[含车费、餐费、礼品、活动期间话费均需单独填写报销单，并注明工作号，以便例入成本] 如合同执行完毕，如有预算超出，需填写《特别项目审批》，说明超支原因及金额，经客户总监、总经理签字方可交由财务支款。 活动类项目，客户部需根据实际情况比对《预估》例出实际发生费用的详细清单。 财务控制－付款申请单 工作结束 一个合同号结束后，由客户部人员关闭工作号，流程将关于项目的文件袋交由财务部。由财务对工作进行财务评估及核算，包括 相关此工作的合同原件 成本清理： 所有工作单内部预估成本及预签报价 相关此工作号的所有报销工作及支出费用 特别项目审批单 工作留底 有关此