G014文件控制程序.docVIP

文件控制程序 1范围 本程序规定了公司质量管理体系、HACCP体系所要求的各类文件进行有效控制的范围、职责和工作程序。 本程序适用于对指导和影响质量管理体系、HACCP体系实施所涉及的各类文件（包括外来文件）进行控制的活动。 2职责 2.1标准化办、HACCP领导小组负责质量手册、程序文件的控制管理。 2.2标准化办负责质量手册、程序文件、企业标准的编制、修订、编号、发放、控制管理。 2.3质检部负责技术文件(包括外来文件)的控制管理。 3 定义 3.1“受控”指具有明确发放范围并且受更改控制的文件。 3.2“非受控”指发放范围事先不确定并不受更改控制的文件。 4工作程序 4.1文件的分类与管理 4.1.1质量管理体系文件由标准化办管理，是指按总方针和目标及适用标准描述的质量管理体系和为实施质量管理体系要求所需的一致信息的文件和提供如何一致的完成活动和过程的信息的文件。包括： a)质量手册、程序文件、指导性文件； b)用于质量管理体系的各种记录、公司管理标准、工作标准。 4.1.2技术性文件由标准化办管理，是指导产品设计开发和生产的规范性文件，是产品生产和检验及确认的工作依据，技术性文件直接影响产品的质量。包括： a)企业的技术标准、产品标准、技术操作规范（程）； b)工艺流程及工艺、工装文件； c)技术决定通知书等过程控制文件。 4.1.3质量活动文件由相关部门管理，是指以确保产品质量为目的所开展质量活动的规范和记录。通常包括： a)质量计划与质量活动实施细则； b)质量验证的记录与总结。 4.1.4外来文件由公司标准化办管理，是指对质量管理体系和技术、质量活动必须执行的外来文件。通常包括： a)国家与上级机关发布的法令、法规、强制性或推荐性标准和规范； b)外来产品图样、工艺配方、样品试样等、技术协议及顾客使用产品的质量记录与证明； c)具有参考使用价值的其他外来技术文件。 4.2文件的编制、审批和发布 文件发布前应得到批准，以确保文件的充分性与适宜性。 4.2.1《质量手册》由标准化办编写，管理者代表审核，最高管理者批准并发布，标准化办编号发放与管理。 4.2.2程序文件由标准化办和标准化办编写，管理者代表批准，标准化办发放与管理。 4.2.3技术性文件由标准化办制订，总经理审核并批准发布。 4.2.4作业性文件由各职能部门按标准要求协助标准化办编制，总经理批准发布。 4.2.5文件审批时需审查的内容： a)文件内容和格式是否适合，职责是否明确； b)文件性质和发放范围等。 4.2.6各类文件均由标准化办根据企业标准体系文件的编码代号要求进行编号标识。 4.2.7《质量手册》、《程序文件》由标准化办根据批准的发放范围发放，并填写《文件发放一览表》，文件持有者在登记表上签字领取。 4.2.8作业性文件由标准化办发放，并填写《文件发放一览表》，接收人在登记表上签字领取。 4.2.9文件的发放： a)应确保在对质量体系有效运行起重要作用的场所都能得到相应文件的现行有效版本，发放时编写受控顺序号，加盖“受控”章，否则视为无效文件。 b)及时收回失效或作废文件，收回时登记记录。 4.2.10标准化办建立公司现行质量管理体系控制文件总清单。各部门建立本部门管理和使用的现行质量管理体系控制文件分清单，不定期检查确保文件的现行有效。 4.3 体系文件的编码代号及编号结构的格式要求 4.3.1编码代号要求 为规范文件格式，便于文件管理，依据Q/G CS 001的要求，对企业标准体系文件进行统一编号。 4.3.2 代码（企业技术标准编号） Q /J CS 0XX - 200X G Z 标准发布年代号 标准发布顺序号 企业名称代号 J技术标准体系标准代号 G管理标准体系标准代号 Z工作标准体系标准代号 企业技术文件代号 4.3.3管理手册代码 Q /G CS XXX - 200X 文件发布年代号 300计量管理手册起始顺序号 320环境职业健康安全管理手册起始顺序号 340质量管理手册起始顺序号 企业名称代号 管理标准体系标准代号 企业标准代号 4.3.4 程序文件代码 Q / C CS 311 - 200X