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[其它]管理体系程序文件
程序文件发布令
1.目的
对公司内所有与管理体系有关的文件进行控制,确保文件的充分性、适宜性,确保在文件的各相关场所得到适用文件的有效版本。
2.范围
适用于公司管理体系有关文件的控制。
3.职责
3.1办公室负责本程序的制定、实施和监督,对现有管理体系文件评审和定期发布受控文件目录;
3.2总经理负责批准发布管理体系手册、管理体系的方针、目标和指标;
3.3管理者代表负责批准程序文件;
3.4办公室负责管理手册、程序文件及行政管理性文件、部分外来管理性文件的控制和管理;
3.5工程部负责施工资料的控制;
3.6经营预算部负责合同的管理;
3.7设计部负责设计图纸、设计文件及法律法规、国家地方标准的控制和管理;
3.8各部门负责本部门受控文件的编制、使用、收集、保管、整理及归档,负责向办公室报送本部门受控文件目录。
4.程序
4.1文件的分类
第一类:国家、地方法律、法规;
第二类:国家、地方规范、标准、要求;
第三类:管理体系相关的其他外来文件;
第四类:公司管理手册和程序文件;
第五类:公司及各部门编写的有关文件,包括管理标准、工作标准、技术标准等;
第六类:针对特定顾客而单独编制的文件、合同、设计方案及图纸文件等。
4.2文件的整理、编写、审核(批准)和发放
4.2.1第一类和第二类文件清单由设计部整理,信息来源包括:报纸、互联网、上级单位和行业协会的通知、主管部门的通知、内部沟通和通报,形成《法律、法规及其他要求清单》。
设计部根据收到的信息,及时调整总清单,经管理者代表审批后发放至公司各部门。总清单至少每年更新一次。由管理者代表组织对文件进行评审。
4.2.2第三类管理体系相关的其他外来文件,包括政府相关部门、上级单位、行业协会、认证机构等发出的文件。任何部门、人员收到此类文件,均须传递到管理者代表,由管理者代表决定如何进行下一步工作。原则上此类文件由办公室存档。
4.2.3《管理手册》由管理者代表负责组织编写及初审,报公司最高管理者(领导班子)审核通过后,由总经理批准发布;《程序文件》由办公室组织编写,管理者代表审核,由总经理批准发布。办公室负责登记、发放。
4.2.4第五类文件包括:公司发出的文件及各部门编发文件。公司文件经公司主要领导批准后,由公司办公室发放;部门文件由各部门编写,经主管领导批准后,自行使用发放。
办公室整理受控文件总清单,并根据文件的变化,及时调整总清单,经管理者代表审批后将总清单发放至公司各部门。总清单至少每年更新一次。
4.2.5第六类文件中,合同类文件由经营预算部负责组织审核,公司法人代表或委托代表签字确认后执行,公司经营预算部存档;施工过程的施工组织设计由项目部建立台帐。
4.2.6文件的发放、接收要有记录,填写《发文记录》、《收文记录》。
4.2.7必须保证关键岗位人员都得到管理文件的有效版本。
a)《管理手册》和《程序文件》由办公室登记发放,换版时以旧换新,收回旧版统一销毁。《管理手册》和《程序文件》修改时,修改文件发至每位《管理手册》和《程序文件》持有人。
b)其他管理文件由编发部门控制,发放有登记,作废和更新通知,必须发至原文件接受人。
c)办公室对此项工作进行不定期检查监督。
4.2.8管理体系相关的文件和资料进行定期评审
a.公司管理方针、目标和指标、管理手册、程序文件、管理方案至少每年评审一次(在管理评审会议上)。
b.各部门制定的相关文件至少每年评审一次,并根据评审的结果做出“继续使用、作废或修改”的相应工作。
c.根据工作需要可随时对文件和资料进行评审。
4.3文件的保管和借阅
4.3.1文件的使用、存档部门必须编制本部门的文件总清单,清单需经管理者代表批准。文件应妥善保管。
4.3.2文件借阅要填写《文件借阅记录》,并及时归还。
4.4文件的编号
4.4.1文件编号按下述规则要求执行:
版次统一使用A、B、C…Z代替,修改标识以0、1、2…N。
a.管理手册
公司名称代号- SC-版次,手册中各章以章节号区分;例如:JY-SC-A/0,表示公司《管理手册》第A版0次修改。
b.程序文件
公司名称代号―CX-标准条款-编号,例如: JY-CX-4.2.3(ES4.4.5)-01 A/0,表示公司《文件控制程序》第A版的编号为01号的第0次修改。
c.各部门其他文件:部门代号 ― 文件顺序号 ―版次;
例如:JY-05,表示经营预算部发放的管理制度第5号。
d.记录:以程序文件、制度等三层文件中记录表格的编号作为记录的编号。各部门以记录形成的日期和部门编号为记录的标识。
4.4.2.各部门代号规定如下:
办公室: BG; 工程部: GC; 财务部: CW;
项目部: XM; 经营预算部:JY
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