泸州医学院-西南医科大学档案馆.docVIP

西南医科大学 档案实体分类和档号编制方案 为适应学校档案工作发展的需要，便于档案的管理和利用，根据《高等学校档案实体分类法》的原则，结合我校实际，特制定本方案。 一、档案分类 我校档案共分为：党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、设备、出版、外事、财会、声像、实物等十二大门类。 二、档号编制基本原则 档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映学校档案的分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。 三、档号结构、模式和标识 1.档号的组成 我校档号均由年度号、分类号和案卷号（或件号）三部分组成，即：档号=年度号+分类号+案卷号（或件号） 年度号是由四位阿拉伯数字组成，代表文件材料形成的年度。 分类号是档号的主体，由一、二级类目、三级类目代号组成。一级类目是根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质确定的，一级类目采取类目名称主词的汉语拼音的第一个字母进行标识；二级类目是对一级类目的细分，细分的标准时根据各类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置，二级类目的标识，采用阿拉伯数字的“双位制”，如11,12，13……；少数扩展到三级类目。 案卷号（或件号）按所选择的分类号中最下位类顺序编码，用阿拉伯数字1,2,3……n标识。 2.档号模式 模式：20**--分类号—案卷号（或件号） 四、一级类目名称与标识 党群DQ行政XZ教学JX科学研究KY产品生产与科技开发CP 基本建设JJ仪器设备SB出版CB外事WS 财会CK声像SX党群DQDQ**—1～n 件号 二级类目 一级类目 年度号 二级类目及其代号 11 党务综合 ???分党委、总支、直属支部综合材料入此。 12 纪检 13 组织 14 宣传教育 15 统战 民主党派材料入此。 16 工会 妇女工作材料入此。 17 团委 学生社团材料入此。 件号 二级类目 一级类目 年度号 二级类目及其代号： 11 综合 　　教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此。 　　12人事 　　师资培养材料入此。 　　13监察审计 　　14武装保卫 　　15总务 　　16档案、图书、文博 案卷号 二级类目 一级类目 年度号 二级类目及其代号 11 综合 　　学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。 　　12学科与实验室建设 　　专业设置入此 　　13招生 　　14学籍管理 　　学生奖惩材料入此。 　　15课堂教学与教学实践 　　16学位 　　17毕业生 　　毕业生信息反馈工作入此。 　　18教材 案卷号 二级类目 一级类目 年度号 二级类目及其代号： 11 综合 　　科研经费管理、学术活动材料入此。　12 按学科或专业或项目设置类目产品生产与科技开发CP 档号模式： 20**—CP**—1～n 案卷号 二级类目 一级类目 年度号 二级类目及其代号 11 综合 　　12按产品种类或项目设置类目 案卷号 二级类目 一级类目 年度号 二级类目及其代号 11 综合 12按单项工程设置类目 案卷号 二级类目 一级类目 年度号 二级类目及其代号 综合12 按仪器设备种类或型号设置类目 案卷号 二级类目 一级类目 年度号 二级类目及其代号 综合12 报纸 13刊物 14书稿 15音像 案卷号 二级类目 一级类目 年度号 二级类目及其代号 11 综合 12出国（境） 国际合作与会议材料入WS l4。 13来校 　外国留学生工作材料人WS15。国际合作与会议材料入WS14。 14国际合作与会议 15外国留学生工作 案卷号 二级类目 一级类目 年度号 二级类目及其代号 11综合 　　12会计报表 　　13会计帐簿 　　14会计凭证 　　15工资清册 　　? 奖金，助学金入此 件号 二级类目 一级类目 年度号 二级类目及其代号 12 照片 　　13录音带 　　14录像带 　　15幻灯片 　　16磁盘 　　17影视胶片 　　18缩微胶片 　　19光盘 件号 一级类目 年度号 1