高效工作方法演示文稿.ppt

高效的工作方法 症状：工作越来越没效率； 文件积压越来越厚； 每天的预定目标只完成了一半； 下班时发现今天几乎什么也没干。 病因：无目标、无计划，工作无规律； 做事拖拉，时常抱着“还有明天”的想法； 时间管理不善，做事不分先后、主次。 员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法 员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法 第一部分 使你的工作系统化 在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不再代表其他。 员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法 1.1 你的工作需要系统化 办公室的5S运动： 5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。 5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。 如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。 员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法 1.2 开始系统化你的工作 系统化你的工具 （1）基本工具。 （2）复印机。 （3）传真机。 （4）电脑。 提醒： 在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境： 试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是 任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电 脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东 西。 员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法 1.2 开始系统化你的工作（1）工作档。 ?什么是工作档？ 工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。 ?工作档有什么？ A.立即可用的资料。 B.“待议”的项目。 C.固定项目。 D.目前的专案 E.问题档 员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法 1.2 开始系统化你的工作 教你一招： （1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。 （2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。 （3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签。 （4）建立问题档，一部分编号01—12，代表每年的每一个 月；另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。 员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法 1.2 开始系统化你的工作 （2）资料档 ?列出你的资料档项目清单。 ?建立资料档时需要考虑的两件事： A.怎样的资料才有保存价值？ B.你的资料档方便查阅吗？ ?帮助你将自己资料档结构化的做法： A.列出你工作的主要内容，这些可以成为你资料档的类别。 B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。 C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。 D.一个抽屉存放一个或多个类别。 E.将档案按字母顺序排列。 员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法 1.2 开始系统化你的工作 让你的档案更加有效的小秘诀： （1）使用大写、清楚的字母标示档案。 （2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 （3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同 颜色标示。 （4）为大型的资料建立索引。 员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法 小结 开始系统化你的工作： （1）系统化你的工具； （2）系统化你的文件； （3）建立你的工作档。 员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法 PDCA循环工作步骤表 阶段 步骤 计划阶段（P） ①设定目标 ②搜索与目标相关的信息 ③找出最佳方案 ④制订计划工作表 执行阶段（D） ⑤按计划工作表执行工作 检查阶段（C） ⑥检查执行情况 修正再执行阶段（A） ⑦对检查结果做出修正 ⑧修正后再执行 PDCA循环工作步骤图 A P C