会议组织备忘录.docVIP

会议组织备忘录 1、取得会议通知。 负责人 取得时间 2、取得参会人员名单（包括姓名、单位、职务、联系电话和参会人员总数及联系人）。 负责人 取得时间 3、向财务借支。 负责人 取得时间 资金数量 4、资料准备（档案袋、笔、本及数量）和信封。 负责人 完成时间 5、烟和火种（档次、数量）。 负责人 完成时间 6、酒（档次、数量、品牌） 负责人 完成时间 7、矿泉水（规格、数量、品牌） 负责人 完成时间 8、确定会议地点和酒店及其他。负责人 完成时间 包括：1）大、小会议室及数量和费用（会议室安排包括的内容水、笔、本等有否及收费情况，投影及投影仪等有否及收费情况） 2）住宿安排（套间、单间、套间、标间、会务组房间等数量以及住宿天数和费用） 3）房卡办理 9、车辆准备（小车、大车及数量）。负责人 完成时间 10、接送安排。负责人 完成时间 包括：1）飞机、火车等接机车辆、人员、接机牌、接机时间（房卡带否，是否直接分发到人） 2）飞机、火车等会后离店的车辆、人员和时间 11、参会人员回程票的办理（火车、飞机、时间、航班号和车次）。 负责人 完成时间 12、就餐（自助餐、包间等人数、数量和标准及人员就餐的包间号，就餐时间和地点）以及烟、酒准备。负责人 完成时间 13、参会人员桌签的制作、会议条幅的制作及数量、导引牌的制作及放置、签到表制作及签到、会务指南制作及分发（包括会议议程、地点、时间，就餐地点、时间，会务联系人员和电话）。负责人 完成时间 14、酒店大厅接待人员。负责人 完成时间 15、会务人员着装。 16、水果购买（品种、数量、盘数；会议室和房间的摆放果盘数量及果盘购买）。 负责人 完成时间 17、会议室的准备： 1）桌签摆放及次序、烟、火种、烟灰缸、矿泉水、茶杯和茶叶、果盘、档案袋、笔、本、会议资料以及会议服务人员桌子的摆放。负责人 完成时间 2）话筒数量（固定、无线）和调试。负责人 完成时间 3）投影仪调试。负责人 完成时间 4）条幅的悬挂。负责人 完成时间 18、会议摄像的安排。负责人 19、专家费用及发放方式和时间。负责人 完成时间 20、领导发言稿准备。负责人 完成时间 21、酒店LED欢迎词及安排。负责人 完成时间 22、会务结算。负责人 住宿安排 序号 姓名 联系电话 单位名称 房间号 会务组： 联系人： 房间电话： 手机： 会议签到 序号 单位 姓名 职务或职称 联系电话 会务指南 日期 时间 会议内容 会议地点 就餐安排 早餐及地点和时间 午餐及地点和时间 晚餐及地点和时间 会务组： 联系人： 房间电话： 手机：