14会议管理.docVIP

会议管理 1会议管理的一般要求 1.1公司按本手册规定加强工作例会管理，将工作例会作为最基本的沟通和决策方式。工作例会包括总经理办公例会、部门例会及专业工作例会等。 1.2 为保证会议效率，公司重视会前准备工作，工作例会召集部门(公司领导)在例会召开前应明确会议议程，并形成必要的会议资料，必须杜绝形式化地召开工作例会。 1.3 各类例会在时间安排上若有冲突，以上一级例会为准，下一级例会重新确定时间。 1.4 每次会议均应由召集部门负责组织与会人员办理签到,填写《会议签到表》。参加会议人员必须按会议规定时间、地点准时参加，不得无故缺席、迟到或中途缺席。如有特殊情况不能参加的应事先征得领导同意。 1.5 会议期间主持人应全面控制会议进程，包括会场秩序、会议议题、时间及与会人员的参与程度等，确保实现会议的预期目的。 1.6 每次会议须有会议记录，所有涉及多个部门参加的会议均应形成会议纪要。会议纪要经授权领导批准后分发或传阅。 1.7 所有会议决定和工作指示，会议召集部门(或行政人事部)应进行督办，必要时进行现场验证。对会议决定不得在执行过程中改变，只有经过上一级领导批准或经过再次召开会议讨论改变决定。 2 公司年度工作总结会 2.1 公司年度工作例会是对公司年度工作进行全面总结、分析，并对下年度工作目标进行规划的会议。 2.2公司年度工作总结会议应与管理评审会议合并进行，具体按《管理评审》的规定执行。 2.3公司年度工作总结会应与公司年度的员工大会区别开，员工大会所做的工作总结、表彰及下年度工作展望均必须基于年度工作总结会(管理评审会议)的结论。 3 公司季度业务工作例会 3.1公司季度业务工作计划会议由总经理负责召开，每季度召开一次，一般安排在每季度的季末(最后一月的下旬)进行，具体日期总经理决定。 3.2召开公司季度业务工作计划会议的前提是已经完成以下工作： 3.2.1各部门本季度三个月份的业务工作计划执行总结； 3.2.2各职能(财务收支预算、工程维修、商业经营、员工培训)季度工作计划的执行总结； 3.2.3收集各部门对工作计划的提案； 3.2.4拟订并提前分发会议议程。 季度业务工作计划会议的与会人员包括： 3.3.1公司管理层成员； 3.3.2各部门负责人(正、副职)； 3.3.3不能有两名以上(含两名)的与会人员缺席。 3.4 季度业务工作计划会议的基本议程： 3.4.1上季度工作计划完成情况回顾； 3.4.2经营状况分析(完成情况与预期计划的差距、计划执行的有利和不利客观因素、计划执行过程中的成绩和不足、下一季度经营状况预测、对完成年度计划的影响等)； 3.4.3年度工作计划的适宜性评估(是否需要调整)； 3.4.4改进经营绩效的具体措施； 3.4.5下一季度经营计划。 3.4.6业主投诉情况汇总分析报告 3.4.7季度质量控制分析报告 3.5 季度业务工作计划会议的控制要点： 3.5.1提前发放公司季度工作报告(季度工作计划执行情况报告)； 3.5.2与会人员意见应书面表达，并由行政人事部集中汇总提交会议交流讨论； 3.5.3对客观影响因素、执行过程表现的分析必须依据正确的信息资料； 3.5.4应统一与会人员对年度工作计划的认识； 3.5.5会议纪要中必须明确改进经营绩效的具体措施、责任公司（部门、人员）、报告及检查节点等内容。必要时，应形成专项改进方案。 3.5.6品质部负责跟踪督办改进措施的落实。 4 总经理办公例会 4.1公司总经理办公例会由总经理负责每月召开一次，一般安排在每月的第一周进行，具体日期由总经理决定。因特殊情况，总经理办公例会可以临时取消，但不允许连续两个月不召开总经理办公会。 4.2 召开总经理办公会的前提是已经完成以下工作： 4.2.1各部门经理的月度工作报告； 4.2.2公司例行的月度工作检查； 4.2.3公司领导对各部门月度工作报告(月度工作计划执行情况报告)的审查； 4.2.4行政人事部收集各部门提出的会议补充议题。 4.3 总经理办公例会的与会人员： 4.3.1本公司各部门副经理以上级别管理人员； 4.3.2不能同时有两名以上公司管理层成员缺席； 4.3.3不能同时有两名以上(含两名)的部门经理，或两名以上(含两名)的公司管理层成员缺席。 4.4 总经理办公例会的基本议程： 4.4.1上个月度工作计划完成情况回顾； 4.4.2工作状况分析； 4.4.3待解决事项讨论； 4.4.4下个月度工作安排。 4.5 总经理办公例会的控制要点： 4.5.1事先必须形成月度工作报告审查意见，拟订具体的会议议题； 4.5.2部门负责报告工作时应简明扼要，突出重点。未完成计划工作的原因必须具体，并提出解决办法； 4.5.3会议对待解决问题应形成明确的解决方案，包括：具体措施、责任、时间及督办要求等。对