精益办公—办公七大的浪费.pdf

Lean Office 精益办公 黄伟军 2016-6-18 管理人员工作分类 ： 10%控制影响 5%交流、沟通、 无法控制 85%职责所负责事项( 包括确保生产线的顺 畅运作、代替离岗员 工工作、改善工作） 问题 对策 精益办公：建立紧密、连续的流程，使问题无处隐藏 办公过程的七种浪 费 浪费——不创造价值的活动或超出所需投入 的设备、材料、人员或空间 办公过程中的七种浪费 办公过程的浪费之一：缺陷和返修 缺陷和返修——信息错误、缺失和不完全，产 生需要纠正的误差； 造成问题的原因： 缺少流程检查 无标准方式 质量信息缺失 流程设计缺陷 缺乏培训 作业指导不足… 办公过程的浪费之二：库存 库存——不是为了满足客户 “现时需要”而是 无用的任何材料或进行的工作； 造成问题的原因： 为防止丢失拷贝多份文件 只优化单独流程 多作业项目 流程间的距离 低效的计划排程 批量流程… 办公过程的浪费之三：多余流程 多余流程——从顾客角度来说，对产品或服务 无价值的工作。 造成问题的原因： 顾客要求不清晰 文书重复保存 缺乏沟通 多余步骤 无标准程序… 办公过程的浪费之四：等待 等待——由于材料、设备、检查或信息未准备好而产生的空闲 时间；如：等待交接、等待计算机系统恢复、等待领导决 定、等待使用共享办公设备等等，整体周期内的大多数时间 都是在等待！ 造成问题的原因： 不平衡的工作量 计算机系统崩溃 会议 计划不平衡 优先权不明 职能部门 孤岛式工作方式 部门间的沟通缺乏 办公过程的浪费之五：无效的动作 无效的动作——不增加产品或服务价值的任何人员的 移动；如；寻找、举起、走动、转身、安排、选 择； 造成问题的原因： 文件或信息的多重处理 表格或文件设计不当 缺少标准作业方法 工作区域设计不当 杂乱无序… 办公过程的浪费之六：运输 运输——材料和信息的移动；如：走到办公设备（复印和传真 设备）、送文件到下一流程、送文件审批、到其他同事处寻 找帮助、去取所需文件、去会议室参加会议等等； 造成问题的原因： 需要签字和审批 工作的交接 流程缺乏流动 办公布局不当 集中存放… 办公过程的浪费之七：过量生产 过量生产——产生的交易信息超出下一流程（ 顾客）的所需；  造成问题的原因： 流程切换时间长 工作范围延长 以防万一的思维 细节太多 误用自动化 保持忙碌… 打破部门间的障碍，创建信息流动 益办公确实是为了实现办公室物流以及信息流的快捷顺畅，但这绝非终结目 标，或者说实现这一目标是建立在办公室人员精益理念不断深化强化的基础 之上的。 精益办公实施 精益办公目的  实现办公室物流和信息流的快捷顺畅；  强化办公人员精益理念 不间断地改进办公环境和工作流程 运用浪费排除法改善办公室流程