访客接待及宴请管理制度.docVIP

文件编号文件版本文件名称访客接待及宴请管理制度制定部门生效日期 访客接待及宴请管理制度 访客来访前1天，相关负责人明确访客人数、姓名、单位名称、单位标志，来访目的， 会谈内容，到访时间、时长，明确是否安排就餐，是否安排住宿。以电子版形式记录，并统一到顾国林处。电子版格式见附件一。紧急访客到访前2小时明确以上内容。 访客到访前1天，按照需求并经总经理批准，预订访客住宿、预订就餐。紧急访客，经总经理批准，于到访前2小时，按照需求预订访客住宿、预订就餐。 若访客将与公司人员进行会谈，则在会谈访客到访前一天明确我方与会人员名单，完成会谈纲要编写打印，A4白纸黑字打印，会谈纲要格式见附件三。 访客到访前2h，完成欢迎辞打印，粉红纸黑字，欢迎辞格式见附件二，张贴在支架上，放在公司门厅处。 会谈访客或非会谈访客到访前2小时，会谈纲要、带茶叶茶杯、笔、印刷杰西医药封面的宣传笔记本、席卡，一一对应摆放于会议室会议桌上。 相关负责人在访客到访前1小时联系访客确定具体到访时间，关心对方行程。 相关负责人在访客到访前45分钟，通知所有接待或参会人员访客具体到访时间。 公司会议室的电脑桌面一直保存公司介绍PPT，相关负责人熟记公司介绍。 会谈访客到访前15分钟，给会议桌茶杯内加水，打开会议室电脑和显示屏。 非会谈访客到访前15分钟，给会议桌茶杯内加水。 会谈结束前30分钟，相关负责人到会议室要了解会谈进程，了解会议是否延时或提前。 就餐时间，相关负责人到会议室要了解会谈进程，了解会议是否延时或提前，安排就餐。 会谈结束，访客离开会议室，相关负责人对会议室进行清场。 就餐前1天确定出席宴席的访客人数，访客名单及时间，确定公司陪同出席人员名单及人数，统计总人数。、 确定出席总人数及人员名单，确定宴请规格并向总经理申报批准。 提前1天预订酒店并安排宴席菜色。 提前2小时通知所有参加宴席人员，酒店地址、房间号及就餐时间。 提前15分钟到达酒店，并安排酒水及座位。准备迎接访客。 访??离开时接待人员目送至访客车辆驶离。（注：需要时访客离开前礼貌地问清楚离开酒店或宾馆的具体时间，便于安排送客车辆。） 附件一| 无锡杰西医药科技有限公司接待信息收集表访客单位名称访客姓名来访目的/会谈内容到访时间访问时长是否安排住宿是否安排就餐住宿时间、条件就餐时次、条件其他 附件二 热烈欢迎 ***公司（或单位） **、** 、** 莅临我公司指导！ 附件三 （见美迪西会议纲要） 会议纲要