[人文社科]大型集团档案管理.doc

大型集团档案管理 前言 大型集团公司档案管理系统需要处理的档案类型比较丰富，包括有各种文件、表格、单据、图纸、照片、录音、录像等多媒体资料等，非常需要进行分类归档管理，并能及时提供检索利用。 档案管理系统与办公自动化系统有着紧密的联系，档案资料管理的电子化、网络化是数据信息共享的基础条件，在办公系统中，所有办理过的文件都需要进行归档，以备日后查询。文件归档管理实现各种文件的分类、归档、存储、编辑、查询、打印。 除此之外财务系统、人力资源、业务系统都需要与档案管理系统有一个高效的接口，各种数据可以源源不断地自动流入档案管理系统中来。 为此系统采用当前最先进的网络技术, 系统运行模式为纯BS(Browse/Server)模式。利用计算机与现有的网络技术实现对各部门形成的科技类、文书类、公文类等其它类型的档案，从电子文件的形成、收集、整理，最终归档及网上查询利用、借阅统计进行全面管理，实现档案信息管理传输的自动化、文档一体化、共享化，充分利用计算机实现档案管理，取代原有手工管理档案的落后方式，提高工作效率，将档案部门建设成一个先进的、综合的数字化档案部门。 ? 主要建设部分 系统具有开放体系结构的,易扩充的,易维护的,具有良好人机交互界面的档案管理系统，具体要求如下： a)????? 系统符合《中华人民共和国档案法》、《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》的有关规定要求。 b)????? 能结合现政府政务办公系统，满足政府各单位收录的所有档案按目录分类进行著录存储。支持文件分全宗、分目录批量导入到档案管理系统，并可以刻录光盘等介质永久保存。支持文件正文和附件的电子文档导入，文件格式支持pdf、word、cet、ppt、xls常用文件格式，支持扫描、图像、影音等格式文件。对原有历史归档文件可以手工著录或与其它档案管理系统接口导入。 c)????? 实现各单位将处理后的文书、资料进行归档，按年度、季度、月度对文件进行组（立）卷等。收集的文件、材料，要按照档案要求进行整理，根据档案的利用价值分为永久、长期、短期三种保存。 d)????? 建设内外网门户，提供分权限网络借阅、查询等管理。最大限度地提供检索手段，提供模糊检索的功能，通过查询档案文件中的几个残缺不全的词语，也可以找到目标，提高检索效率。再检索结果内容较多，还可以在检索结果中再检索，逐步缩小范围，直至达到要求。，检索结果能同步显示档案正文内容。能把已存储的档案信息等生成报表并打印出来。 e)????? 支持海量数据存储，可以录入10亿条记录及更大数据量信息。 f)????? 系统的可扩充性，档案管理系统在开发过程中，应该充分考虑以后的可扩充性。例如用户查询的需求也会不断的更新和完善。所有这些，都要求系统提供足够的手段进行功能的调整和扩充； g)????? 档案管理系统需web方式进行管理。 界面友好，操作简单实用，使非计算机专业的人员可以轻松掌握系统，同时提供专业人员一个功能强大的定制工具包，这样系统就实现了功能性和易用性的完美结合。 系统的核心功能： 电子公文的交换（收发文）、归档和移交三个节点，是电子公文文档一体化业务流程中的三个关键点，涉及不同OA之间、办公系统和档案管理系统之间、档案室档案系统与档案系统间数据交换。 ? 系统结构： ? ? ? ? 先进技术的采用 好易档案管理系统在技术上的先进性在业界是有目共睹的，公司从1991年开始进入这个领域，在档案管理系统的开发经验及成熟度上在业界是无出其右的。 为了更好地使档案管理系统能够达到国内最高水平，我们在这套系统中采用了我公司最新研制的大量高新技术。这些技术填补了国内的空白的，有些完全可以达到国际水准，这在我们的下面介绍中会有充分的体现。 组件化、平台化、集成化的档案管理系统 ??? 系统组件化对于系统具有大量的优点： 可以使软件在功能上采取分布处理的方式，可以分散单一服务器上运算的压力，提高系统响应时间。如我们产品中的 OCR识别组件、文件管理、流程管理、数据接口组件、打印编目组件，这些都可以安装在不同的服务器上，完成各自的工作，这样对于档案数量较大，利用人员较多的场合，系统具有很好的性能。 采取组件化的系统，开发人员可以专著每一个组件的开发，这样需要考虑的细节大大简化，这样每个组件开发的难度无形当中就得到降低，这样每个组件的开发质量就得到了很大的保证，这样整个软件的质量从技术上就得到了很大保证。在国际软件工程中，软件质量的控制一直是一个难题。虽然采取了各种控制标准，如ISO9001、CMM/CMMI等质量控制体系，但软件质量的难题一直没有从根本解决，相反随着软件规模的膨胀，这个问题反而越来越突出。但与此相反的例子是采用组件化的系统，软件的质量还是具有相当的保证，得到用户的认可，这是