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电算化会计系统内部控制审计案例 １．案例背景。Ｂ公司是一家以房地产经营为主导，业务范围涉及到金融证券、交通运输、工业商贸等众多领域的大型集团企业。公司为了提高管理水平，于１９ＸＸ年５月成立了以总会计师为首的电算化会计系统开发小组，着手从事电算化会计系统的开发。该小组由财务部和电脑部的业务人员组成，制定了电算化会计系统开发目标、方案和实施步骤。１９ＸＸ年９月底，电算化系统的程序基本编写完成。１０月份进入程序的调试阶段，１９ＸＸ年１２月底调试完毕并投入运行，在试运行中又进行了修改和完善。第二年２月，电算化会计系统与手工系统同步双轨运行。同年６月该系统通过省级鉴定。公司于１０月份甩掉手工账，系统正式运行使用。 该电算化会计系统包括总账报表子系统、工资管理子系统、固定资产子系统、财务分析子系统、存货管理子系统、销售管理子系统、报表合并子系统七个子系统，采用Ｗｉｎｄｏｗｓ支持的ＦＯｘＰｒｏ编写。 ２．电算化会计系统内部控制。该电算化会计系统投入使用前，公司制定了电算化会计管理条例、机房守则、系统管理员守则、操作员守则等一系列规章制度，这些制度对保证电算化会计系统的安全有效运行是十分重要的。制度的具体内容包括： （１）记账凭证由会计人员按会计制度编制，对系统自动转账的业务，计算机要输出自动转账凭证。记账凭证由有关会计主管审核签章。记账凭证按类型顺序编号。记账凭证交由操作人员输入及交回凭证保管人员都要登记、签收。 （２）系统管理员全面负责电算化会计系统的日常管理工作，但系统管理员无权进行具体的会计业务处理工作。 （３）出纳人员不得接触电算化会计系统及其文件。程序员未经会计主管批准不得接触及修改程序。除操作员外，其他人未经批准不得进入机房。操作人员不得接触源程序。 （４）操作人员要按操作规程操作，每次操作后要作操作记录，记录包括上机时间、输入凭证的类型、数量，或打印报表的种类、数量及其他操作，并由上机人员签字。 （５）系统应用程序及重要的数据文件均要复制备份，备份文件均设有内外标签。 （６）系统输出的报告、报表均要报送指定的负责人审查，经审查签章后才发出。凭证、入账凭证清单及账页、报告等按会计档案管理办法保管。 （７）机房设有空调设备及稳压电源，有温度计及湿度计以监视温度和湿度。有灭火用具，机房要保持清洁。当人离开时，机房上锁。 除了上述普通控制外，为了保证该系统安全可靠地运行，系统还设有以下程序控制： （1）要进入系统，必须掌握密码，不知道密码的人不能进入系统，并且在权限维护里规定了各操作人员的操作范围。系统管理员能够给普通操作人员授权操作，但系统管理员本人不知道操作员的密码，不能进入具体会计业务处理。操作人员能进入处理系统但无权给自己和别的操作人员授权，同时只能进行所授权范围内的操作。 （２）凭证输入时，系统自动检验其有效性和完整性。例如，如果输入的科目代码为无效代码时，系统将给出错误信息，并强制进入修改状态；如果输入的科目代码有效，系统会自动显示该科目代码对应的科目名称，以便操作人复查；对输入的凭证，系统自动检验其借贷是否平衡，若不平衡则给出错误信息，强制进入修改状态。 （３）输入的凭证只有经过审核才能汇总和记账，并且制单人和审核人不能相同，当审核人和制单人相同时，系统显示错误信息。 （４）系统以复式记账的特点——“借贷必相等”作为输入与处理的重要控制，在系统初始化输入账户期初余额时，系统检查期初余额的借贷方是否平衡，如不平衡，则给出错误信息。在凭证输入时，系统要检查每张输入的凭证借贷是否相等，若不等，则给出错误信息，强制进入修改状态。在汇总和记账处理时，系统也会检查借方发生额是否与贷方发生额相等，借方余额与贷方余额是否相等，若不等，则给出错误信息。 （５）系统在完成某项操作后，根据需要及时提醒用户复制备份文件或强制用户备份，保证重要的数据文件能及时拷贝备份。 （６）输出报表前，系统根据用户的预先设定，检查报表之间的稽核关系，若关系不对时，系统打印出稽核关系表，以便有关人员检查出错误原因，并改正错误。 ３．内部控制的审计。以上对被审计单位及其电算化会计系统的内部控制作了介绍，下面对该单位电算化会计系统的内部控制进行审计。 （1）调查了解内部控制 要对内部控制进行审计，首先必须获取内部控制的基本情况。了解内部控制基本情况的方法很多，可以同有关人员如操作人员、系统管理员、程序员、会计主管等进行交谈，也可以进行实地观察，并通过问卷的方式由会计主管、程序员、操作员填列。审计人员根据问卷的填列结果，明确被审计单位的内部控制情况。 （２）符合性测试 1）采用手工审查技术的符合性测试。根据在内部控制问卷中了解的被审计单位电算化会计系统的内部控制情况，可以用手工审查的方法审查下列控制： ·系统环境安全控制。审计人员通过同操作员、程序员及会计主管交谈，再