如何拟订会议议程与日程.doc

如何拟订会议议程与日程 （一）相关知识 1．会议议程的内容 会议议程是为完成议题 而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会者。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。 2．会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。 3．会议议程和日程的作用 通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚 会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。 （二）示例分析 例文1 英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。秘书丁倩在编制议程表前，先请总经理、销售总监等有关上司提出，再询问各主管方面有无要拿到会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，丁倩将需在会上讨论的议题编排了一下，便打印交给了上司（如下所示），上司认为这份议程表有问题，需重新做。 英豪公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在5月5日星期一上午10：00在公司总部的三号会议室举行。 销售二部经理的人选。 东部地区销售活动的总结。 上次会议记录。 销售一部关于内容沟通问题的发言。 下季度销售目标。 公司销售人员的招聘和重组。 讨论：1.独特丁倩找到方程表的问题所在。 2.重新设计这次会议的议程表。 点评：丁倩所设计的会议议程表有3个问题： 1．未注明参加比次会议的人员范围和参加会议的一些特殊议程的人员范围，例如：确定销售二部的经理人选。 2．议程的顺序不当。应将重要的，具有保密内容的议程放在最后。 3．部分程序表达不清，例如“销售一部关于内部沟通问题的发言”应为“销售一部关于加强内部沟通的典型经验发言”。 例文2 霓裳服装公司欲举行北京旗舰店和全国各地霓裳专卖店店长的销售培训会，会议定于6月6日在北京大运河会议中心举行。与会者200余人，会期2天。韩方总经理将亲临大会做报告，同时邀请了北京高校的营销专家进行营销策略和管理方面的培训，还要由人力资源部组织一些讨论和游戏联谊活动。请为这期活动拟制一个会议日程表。 讨论：1．拟定会议议程和日期，为何事先要从上司那里获取有关的信息？ 2．会议议程和日期制定出来之后，为何要报上司审核把关？ 3．会议日程表中经常留有“备注”一栏，它有什么作用？ （三）工作程序 1．会议议程的制定程序 （1）明确目标和参加者 要清楚为什么要开会以及哪些人将到会。 1）明确目标。通过会议要取得什么样的成果（比如更深入地了解、获取更多的信息，或是达成某种共识）。 2）在会议议程上陈述目标。要让参加者知道会议预期的成果是什么以及对他们的参加有哪些期待（如提出想法、缩小意见的范围或者作出决策）。除了要在议程上把目标陈述出来之外，还要在会议的开始口头再次重申目标。 3）列出会议参加者。会议议程还应该包括所有参加会议的人和任何可能涉及的责任人员，这样参加者才能准确地知道哪些人将到会，以及他们将承担什么样的职责。 （2）安排各议程事项的时间 考虑会议的时间长短以及内容的顺序。 1）会议长短。会议时间超过两小点时或者涉及的问题太多，人议效率都会下降。如果议程要求的时间很长，那么可以安排一系列的短时间会议。对待很长的报告，可以要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，但在口头报告时间时必须只涉及最重要的项目或者只是那些需要集体进行讨论的事项。 2）敏感话题。可以把最重要的事项安排在开头，即使它们是敏感话题，这样就可以留出足够的时间来处理它们，也就不用担心由于参加者知道后面还有一项重大的争议问题而对第一个问题不集中精力。或者，必须决定希望把敏感话题安排在哪项议程上。如果认为会议一开始就出现重大不一致将会使会议难以有效地进行下去，那么 可以把这些敏感的话题保留到会议的最后。但一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。 在编排议程的时候，遵循以下两个原则： 一是按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。这样做的好处是：就算在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但起码较紧要的议案已被处理。那些较不紧要的议案则可另择时间，或并入下次会议再予处理。 二是每一个议案应预估所需要的处理时间并清楚地标示出来。会议就席可以让某些人只参与与他们有关的某些特定议案的讨论，某些人可晚到，也可以让某些人提早离开。 （3）确定每一项议程 对议程上的每一项内容，参加者应清楚了解如下内容： 1）目标