公司单证管理办法.doc

青岛东信通讯科技有限公司 业务重要单证管理规定 第一章 总 则 第一条 为了加强对本公司业务重要单证（以下简称重要单证）使用的监督和管理，健全和完善重要单证的内部管理制度，防范控制风险，保证公司业务健康发展，特制定本规定。 第二条 本规定所指重要单证包括：GPS系统入网申购安装单、公司收款收据、安装确认单 第三条 重要单证必须实行专人管理，各级管理部门应当选派政治可靠、工作责任心强、忠于职守的人员具体负责。 第二章 重要单证的印制 第四条 重要单证由总公司统一制定格式，各分公司统一印制。 第五条 印制重要单证必须内容完整、要素齐全，做到内容、格式、图案、底纹、暗记、颜色等正确无误。 第六条 各分公司必须在经国家工商管理部门注册、保证印刷质量、有安全保密措施、管理严密的正规印刷厂印制重要单证。 第七条 各分公司印制重要单证时，必须与印刷厂签订内容完整、合法有效的印制协议，防止印制过程中丢失、被盗、印制数量不符等问题的发生。 第三章 重要单证的使用 第八条 各公司对所领用重要单证必须严格审查，登记“登记簿”（见附件一）控制数量。依据业务需要控制发放，综合管理部门一般以5天签发量为限，单证管理专员以每天销售量为限，不得为图工作之便将大量的重要单证单次大量发放。 第九条 各级部门发放重要单证时，必须严格执行申领和签发手续，专管员接到申请领用表（见附件二）后根据实际情况签发，签发时坚持双人清点，顺序查验号码，准确核实数量，发现问题应立即以书面形式上报。 第十条　各部门必须按照重要单证上印制的单证编号顺序使用重要单证，严禁跳号，除手工登记记录外，还需在计算机内保存备案。 第十一条　重要单证的签发使用必须以业务事实为依据，签发场所必须在我公司内部，各部门必须坚持先填单后发货的原则，严禁将盖有业务公章的空白单证事先交给外勤或其他人员。 第十二条　各公司各部门的所有重要单证必须全部纳入本公司会计表外科目进行核算，做到日清日结。 第四章 重要单证的保管和销毁 第十三条 各公司管理部门必须建立重要单证会计账和实物登记簿，坚持账实分管、相互制约，做到账账相符、账实相符。 第十四条 每日工作结束，各部门的重要空白单证必须上锁保管。 第十五条 有价单证必须视同现金管理，其领用、上缴、签发必须由专人管理，严禁交由他人代管，严格交接手续，日日盘点，做到账实相符。 第十六条 业务中作废的重要空白单证应及时加盖“作废”戳记，并登记；作废的有价单证必须加盖“作废”戳记办理退库，并做切角处理；兑付收回的有价单证应立即加盖“结清”戳记或“已兑付”戳记，需要退库集中销毁的还应做切角处理。 第十七条 重要单证的作废必须填写作废说明表，相关人员需在作废说明表上签章证明，作废说明表（见附件三）必须归档永久保管。 第五章 重要单证的监督检查 第十八条 重要单证的监督检查工作由各部门管理人员逐级负责。总公司每半年要对重要单证的保管、使用情况进行抽查，各上级部门对专管部门每季度检查一次，各专管部门对专管人员每月至少检查一次，并将检查结果登记在《单证月报表》（见附件四）上，对发现的问题应以书面形式向上级行写出报告，并通报所属分支机构或部门。 第十九条 各级部门及专管人员应自觉遵守重要单证管理的各项规章制度，并对内部储蓄重要单证的使用相互监督，凡发现虚签单证等违规违纪行为以及违反本规定的人和事应及时向有关领导和上级行如实反映。对知情不报、相互隐瞒者，一经查出要同时论处。对利用重要单证伺机或故意作案的人员，必须根据有关规定严肃处理，触犯法律的，要移交司法机关以法惩办。 第六章 罚 则 第二十条 私自印刷有价单证责任人本公司有权追究其法律责任。 第二十一条 对于超期未回销的重要单证，发放后30天内未回销，每份罚款20元；遗失重要单证者，根据其性质罚款20元到100元不等。罚款从应负责的所有经手人当月工资中扣除。当月不能执行罚款的，可以在下月执行或追究相关责任人的责任。 第二十二条 在使用过程中，属于个人失误造成单证的作废，每作废一份单证罚款20元；应销毁的单证，未做销毁标记和登记的，每一份罚款20元；单证丢失的，经手人每丢失一份罚款50元；专管员托人代管单证的，一经发现罚款200元；虚签单证的，一经发现罚款500元。 第二十三条 每月不进行单证盘点或盘点过程中失误、弄虚作假，导致盘点表中信息与实物信息不一致，对盘点人每次罚款100元。 第二十四条 更换单证管理员时不进行单证交接，对该部门负责人罚款100元。 第七章 附 则 第二十五条 本办法由总公司制定、解释并监督实施。分支机构及部门根据实际情况和外部监管要求从严制定管理细则。 第二十六条 本规定自2010年10月18日起执行。