蝴蝶谷档案管理制度.docVIP

公 司 制 度 文件编号：WZHDG-BZ-010 版 次：1.0 编制日期：2007年2月1日 档案管理制度 为提高档案管理水平，规范档案档案工作，特制定本制度。 一、设立档案管理员 1、设办公室档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。 2、使用规范的档案专柜和标准的档案盒进行存档。 3、按标准规范进行分类并建立分类目录，实行电脑管理。 4、有规范的档案编号，使用统一的格式填写。 5、档案管理员制定明确的岗位职责。 6、明确资料管理员岗位职责。 7、根据业务范围和资料性质进行的文件分类。 8、档案的借阅和移交，必须按照其相关管理程序执行。 二、档案分类 （1）档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理，科学技术，企业文 化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字，图表，声像等历史记录。 （2）档案封面，应逐项按照规定用毛笔或者钢笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 （3）卷内文件禁止使用铅笔，圆珠笔，复写纸。破损的文件要进行裱糊。 （4）存档必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 （5）文档没有命名的，由档案人员根据内容拟定标题，会议纪要应填写主要内容。 三、建立档案 （1）卷内文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，复印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 （2）档内文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 （3）文件材料应按排列顺序，依次编写页码。装订的文档应统一在有文字的每页正面的右上角，背面的左上角打印页号。 （4）不同保存期限的文件必须按规定的格式逐件填写档内文件目录。 四、文档分类 1、档案大致分为以下几类： （1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等； （2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件； （3）制度类：管理管理制度汇编； （4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。 （5）计划总结类：分年度计划及总结等； （6）会议纪要类：办公例会纪要等。 ? 五、档案编号 1、档案分类各级名称经确定后，应编制《案卷类目编号表》，将所有分类 各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 2、《案卷类目编号表》的条款号必须简明确切（如：证照条款号HDG –BGS 080115001 ）。其中HDG表示“蝴蝶谷”拼音的第一个字母，“BGS”表示“办 公室”拼音的第一字母，表示发文的部门；“080115”表示年、月、日；“001” 表示该部门发出的第几份文件。 3、档案员应及时将办理完毕或经其他人员保存的文件材料收集、整理。 五、档案管理 （一）档案员职责 1、负责收集、统计、整理、归档、保管公司档案；积极开展档案的提供利 用工作； 2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法， 保证档案质量。 3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资 料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。 4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类 别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。 5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高、 防强光等措施。 6、每年3月末进行一次档案清理，以便查找。 六、档案移交 1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交清单》，报公司负责 人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。 2、《档案移交清册》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签 章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。 七、保密规定 档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工 作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。 编 制 办 公 室 审 核 2