秘书四级3.doc

秘书四级3. 4. 5. 二、操作题 3. 答：我为您准备的讲课要点说明如下： 1．值班工作的主要内容 （1）做好值班电话记录：应包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。 （2）做好值班接待记录：应包括来访人姓名、单位、来访事由、联系方法等内容。 （3）做好值班日记：应收到的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真记录，并保持工作的连续性。 （4）做好信息传递：及时将重要或需紧急处理的信息向有关人员通报。 2．值班工作任务 （1）接受、传达上级机关和单位领导的指示； （2）处理内部的突发性事件； （3）完成领导临时交办的事项； （4）接待未预约的来访者。 3．值班管理制度 （1）信息处理制度 （2）岗位责任制度 （3）保密制度 （4）交接班制度 4．值班工作注意事项 （1）保持值班工作的连续性。 （2）值班表编制完成后应与相应值班人员协商并报主管领导审定后执行。 （3）提高值班人员的素质。 一、值班工作内容 1．在会议中协助搜集、传递各种信息。 2．控制与会无关人员出入会场。 3．手边备有公司和各部门领导的联络方式。 4．备设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录， 5．人不离岗，保证会议信息的畅通。 6．督导和协助专职会议服务人员为与会者做好服务。 7．做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。 8．必要时，建立主管领导带班制度。 二、值班工作制度。值班时，手边要有相关的人员通讯录。 1．岗位责任制度 坚守岗位，无论发生什么事情也不能擅离职守。 2．交接班制度 由前一天的值班员将所接收的信息及处理情况逐一交代给下一班值班员。对尚未办完的事项要详细讲明处理情况，以便保证工作的连续性。 1．特点 （1）简单 （2）运用广泛 （3）用于档案数量少的单位 2．文件所属年度确定 （1）文件上有属于不同年度的几种日期，以最能说明该文件特点的日期作为分类根据。 （2）法规性文件以批准日期为根据。 （3）领导性文件以签署日期为根据。 （4）会议记录以开会日期为根据。 （5）计划、总结以内容针对时间为根据。 （6）文件上没有注明日期，判定和考证文件的准确日期或接近日期。 （7）通过分析文件内容来判定日期。 卷二：专业技能 二、操作题(第3题～第4题，每题15分，第5题20分，共50分) 3. 4. 5. 阅读下文，并按要求完成试题。 1）下文有多处错误，请至少找出六处。 2）另写一份格式规范的公文。 ××分公司关于更换办公设备的请示报告 （2006）年×字第20号 我公司成立三年来，在总公司的正确领导下，在公司全体员工的积极努力下，取得了很大的成绩，为总公司的发展作出了重要的贡献。但近年来由于办公设备陈旧，既影响了工作效率，也影响了公司的形象。所以我公司申请更换办公设备。妥否，请务必批准。 此致 ××总公司 ××分公司 2006年7月8日 卷二专业技能标准答案： 二： 3. 答： 1．电子邮件格式正确 2．接待计划的工作程序 （1）了解掌握背景资料 （2）草拟接待计划 （3）与本单位相关部门沟通情况 （4）与来访者沟通情况 （5）报请上司审批 3． 制定接待计划的注意事项 （1）遵守本单位接待的规章制度 （2）了解来宾的饮食习惯 （3）做好保密工作 4．商务旅行计划的内容 （1）出差时间、启程和返回日期，接站安排； （2）出差线路，住宿安排； （3）会晤计划； （4）交通工具的选择； （5）携带的文件； （6）上司和接待人的特别要求； （7）上司旅行区域的天气状况； （8）行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等； （9）差旅费用； （10）上司住宅电话号码。 一、会议议程表 宏远公司2007年第二次总经理办公会议程表 宏远公司2007年第二次总经理办公会定于2007年2月5日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 1．如何开展公司2007年第一次春季商品的促销活动。 2．春节慰问老职工的费用额度问题。 3．3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题。 4．生产部主管人员调整问题。 5．研究总经理助理的人选问题。 第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分钟。 总经理办公室 2007年1月30日 （备注：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。第一个事项比较重要，而且放在前面，这有利于大家开展头脑风暴。应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。这样，会议主