工程项目复习资料管理办法法规.doc

七、 项目资料管理办法 1、目的和使用范围 为规范项目监理过程的文件、资料存档，确保资料、手续的完整性和可追述性，特制定本办法。本办法使用于公司所承接的所有项目管理（管理类）项目的过程资料收集和归档。 2、职责 项目经理对资料管理的全过程负责，要确保资料的完整性、有效性以及管理的连续性。 项目部综合经理为资料专职管理员（资料员），负责资料的登记、分类归档和保管并监督项目部人员的资料及时归档；项目部其它人员负责专责的资料收集、存档。 项目结束后撤场前由项目经理组织项目部人员进行资料的整理、装订并进行有效的保存（可保存到实施部门的综合管理部门），项目结算、移交完成后，项目经理组织人员整理全套项目资料，向公司档案室归档，并办理归档手续。 3、资料分类 项目资料遵循建设基本程序的规律，按三级分类目录，一级目录分八卷，分别为综合卷、前期卷、采购卷、设计咨询卷、施工卷、验收卷、造价管理卷、移交总结卷，以大写英文字母（A、B、C、D、E、F、G、H）标识，各卷内容详见附件1； 3.2. 二级目录为必须的分类目录，根据项目复杂程度可适当增加三级目录，如会议纪要可分为业主会议纪要、监理会议纪要、项目部会议纪要等，见附件。4 资料编码采用四级编码，如下图： 二级编码代表二级分类，详见资料分类一览表； 三级编码为识别序列码，如01、02，详见资料分类表一览表；资料分类一览表中无识别序列码的采用顺序号编码，同四级编码； 四级编码为顺序号，按时间顺序编码；例如：第10 份施工技术联系单，编码为：A5－02－10 4.6. 涉及资料较多的一个资料盒无法存放的，可以进行分册存放，如分册一，分 册二等； 5、资料管理程序 资料管理的第一责任人是项目经理，综合经理为资料管理员，负责资料的登记造册、分类、保管、借阅； 5.2. 项目部所有外来资料（设计联系单、施工技术联系单等）必须首先交到综合经理登记，然后由责任人进行相关审核，资料必须是原件归档，字迹清晰，表面整洁； 5.3. 技术资料的管理 技术资料归档的第一责任人是技术管理人员，如设计经理、现场经理以及专业工程师；负责技术资料的收集和移交资料管理员归档。 资料管理员需在收到技术资料后，第一时间内将资料进行收文登记造册，并存档； 5.3.3. 资料管理员将造册登记后的资料发放给相关参建单位资料收发人员并在发文登记表中签收； 5.4. 报建验收资料的管理 报建验收资料归档的第一责任人是前期经理，负责资料的获取和移交资料管理员归档； 5.4.2. 前期经理取的报建资料后，第一时间将资料原件移交综合经理归档，综合经理进行登记并存档； 5.5. 管理资料的管理 管理资料归档的第一责任人是综合经理，负责资料的获取和归档； 综合经理负责管理资料的分类存档、登记和发放； 资料分类保管 综合经理需在计算机内建立专用的资料目录文件（excel 文件），按照以下顺序设置分页：收文目录、各资料盒目录；文件格式见资料目录.xls 5.6.2. 综合经理收到各类资料后，首先进行收文登记，同时进行电子文档目录的更新，第一时间将资料存放到分类资料盒（夹）内，并在资料盒（夹）的资料目录中进行登记，并将档案归入合适的资料盒； 项目资料的移交和归档 资料员更换需办理资料移交手续，资料移交应由移交方和接收方双方共同 参与，项目经理监督，按照以下步骤进行： 1) 首先移交人员逐项索回《借阅登记薄》中未归还的资料，不得遗漏; 2) 在电子文件《全卷目录》中增加资料状态栏，添加表头“资料移交表”， 打印纸质全卷目录一份；3) 双方按《全卷目录》逐项清点核实，并在“资料状态”表明资料状态（OK， 已丢失、不完整、非原件）；4) 无遗留问题后，双方签收《资料移交表》，项目经理需在移交表上签字确 认。 项目竣工验收后三个月内，综合经理负责项目资料整理齐全（原件不足的可用复印件），按照公司档案管理制度移交公司档案室；对于结算后期零散形成的文件，则由项目经理负责，在工程结算完成后一次进行移交； 项目经理负责按照城建档案馆的要求督促施工单位、监理单位项目建设档案资料的整理，并组织设计经理、现场经理进行接收和查验； 项目经理负责按照城建档案馆的要求组织整理《建设工程档案》并装订成册，移交到城建档案馆备案； 项目实施过程中综合经理岗位变动或调离，应将资料归档的纸质和电子资料一并移交给接收人，项目经理监督资料的移交，综合经理的资料移交纳入离岗、辞职的必办手续。 6、资料盒管理 6.1. 选资料盒：资料盒宜选用硬壳活页夹或酸纸档案盒，硬壳活页夹可到综合管理部领取，式样如图1 所示； 图1 资料盒样式 6.2. 粘帖盒名：根据资料目录结构确定资料盒名，盒名必须分别粘贴资料盒盒脊和正面上，盒脊盒名应按资料盒脊高度和宽度设置，并粘帖牢固； 6.3. 资料盒正面标签 资