[企业管理]涉外会议的组织与管理.ppt

各位领导、各位来宾，本次“中德职业教育合作报告会”已顺利完成预期的所有议程。在研讨会即将结束之际，我再次代表本次组委会对各单位的重视与支持表示最诚挚的谢意。现在我宣布“中德职业教育合作报告会”胜利闭幕！最后，祝各位领导、各位来宾身体健康，一路顺风！谢谢大家！ * * 会议报送的交流信息； 会议记录和会议纪要（范例一、范例二）； 会议简报； 会议宣传报道； 会议决议。 会议简报 会议简报是指在会议期间为反映会议进行情况，包括与会人员在讨论中提出的意见、建议以及会议的决定事项而出的简报。 特点：一快、二简、三精、四准。 （P172) （1）综合式。对发言的内容进行综合分析，梳理归纳成几个问题来编写。 （2）报道式。新闻报道的形式，先将要反映的内容用几句话概括成一段导语，然后逐段从不同侧面报道讨论的内容。一般可按重要程序依次排列。 （3）摘要式。将发言人的发言摘要整理成简报。可一期摘发一个人的发言，也可同时摘发几个人的发言。  会议决议 决议是经过会议讨论通过，对某些重大事项、重大问题作出决策、并要求贯彻执行的公文文件。它体现了集体或集团的意志，具有无可辩驳的集体性，以及权威性、规范性。 决议由标题、通过日期、正文三部分组成。 （1）标题 由发文机关(或会议名称)、事由、文种类型组成，也可由事由和文种组成。 。 （2）正文 正文因类型差异略有不同。公布性决议先写通过决定的那次会议及其作出公布议案的简单理由，次写公布内容，最后写注意事项及处理办法。 批准性决议先写什么会议审议了某个议案，依据什么理由，决定批准否，再写对被审议案的具体评价，最后以“指出”、“认为”之语引出号召。阐述性决议则先概述某一事实，然后加以理论分析，最后是评断。 外宾邀请 邀请信 照会（案例一，案例二） 会议效果评估 问卷、问卷设计 在现代市场调查中，应有事先准备好的询问提纲或调查表作为调查的依据，这些文件统称问卷。 问卷设计是根据调查目的，将所需调查的问题具体化，使调查者能顺利地获取必要的信息资料，并便于统计分析。 案例 2006年INYS项目调查问卷 调查问卷的设计原则 1、目的性原则 询问问题必须是与调查主题有密切关联的问题。这就要求在问卷设计时，重点突出，并把主题分解为更详细的细目，即把它分别做成具体的询问形式供被调查者回答。 2、可接受性原则 提问部分要自然，有礼貌和有趣味，必要时可采用一些物质鼓励，并代被调查者保密，以消除其某种心理压力。 3、顺序性原则 在设计问卷时，要讲究问卷的排列顺序，使问卷条理清楚，顺理成章，以提高回答问题的效果。 （1）容易回答的问答(如行为性问题)放在前面；较难回答的问题(如态度性问题)放在中间；敏感性问题(如动机性、涉及隐私等问题)放在后面；关于个人情况的事实性问题放在末尾。 （2）封闭性问题放在前面；开放性问题放在后面。这是由于封闭性问题较易回答，而开放性问题需被调查者花费一些时间考虑，放在前面易使被调查者产生畏难情绪。 （3）注意问题的逻辑顺序，如可按时间顺序、类别顺序等合理排列。 4、简明性原则 ①调查内容要简明。 ②调查时间要简短，问题和整个问卷都不宜过长。 ③根据经验，一般问卷回答时间应控制在30分钟左右。 5、匹配性原则 匹配性原则是指要使被调查者的回答便于进行检查、数据处理和分析。所提问题都应事先考虑到能对问题结果做适当分类和解释，使所得资料便于做交叉分析。 INYS项目调研分析 会议资料 1、会议物品 （1）会议证件（代表证、列席证、工作证、记者证等） （2）会议指示标志（指示牌、区域图或路线图、名签或台签） （3）会议设备和用品（P162) 2、会议资料（P162） （1）来宾资料 （2）会务资料 （3）沟通资料 会场布局与布置 尊敬的各位领导、各位来宾： 上午好！“中德职业教育合作报告会”现在开始。本次报告会由广东省人民政府、德国驻华使馆主办，广东机电集团承办。我很荣幸作为本次大会组委会的代表主持今天的研讨会。 * 作为本次报告会的东道主，作为本次报告会的东道主，广东机电集团高度重视此次盛会，***董事长亲自出席了今天的开幕式。首先，让我们以热烈的掌声对***董事长表示欢迎！ 现在，请允许我介绍与会的其他嘉宾，他们是：德国驻华使馆科技处***先生；中德科学中心***女士；DAAD驻华代表处***先生。 本次报告会的举办得到了我省政府相关部门、科研院所、高校的积极响应。在此，让我们对与会的各位代表，表示热烈欢迎！ * 下面，我首先请广东机电集团***董事长致欢迎辞。 * 谢谢***董事长的致辞！现在，我们进入研讨会的第二项议程，请本次大会代表团成员发言。首先，有请德国驻华使馆科技处***先生，他的题目是“德国科研布局介