第一章 绪论 秘书学概论.ppt

主讲教师：黄燕梅 政管学院公共关系学二○一二年二月 秘书学概论 绪 论 第一章 课 程 简 介 秘书学课程是文秘及其它相关专业的专业基础理论课程，是一门融理论与实务为一体的课程，强调学会秘书的理解能力与实务操作能力，力求能解决实际问题，是一门应用性学科。 认识秘书 认识秘书 秘书的含义 秘书国家职业标准： 秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。 秘书的层次 秘书的层次（国内分法） 秘书的层次（国外分法） 秘书的分类 秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。 1、从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公务秘书与私人秘书 公务秘书——是指为各级机关、企事业单位、社会体团服务，由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。 私人秘书——指为民办、集体企业、农民专业产、个体户及外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。 2、从工作性质、担任的角色分（即不同领域的秘书：政治生活中的秘书；经济生活中的秘书；科技文化领域的秘书。） 就工作性质分：可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。 （周总理秘书名单及分类（下一页）） 就社会领域分：可分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书等。 【思考与练习】 如何全面理解秘书的含义？ 秘书划分为哪些层次？ 秘书学的涵义 秘书学是一门研究秘书工作和秘书活动规律的科学，是一门综合性的应用科学。 秘书职业的起源从秘字的衍变探寻秘书职业的起源 未来秘书队伍发展趋势 美国秘书协会IAAP（International Association of Administrative Professionals） 对于21世纪作为上司助理的秘书的能力，提出了以下要求： 1、经营方面的策划和管理能力 2、综合的计算机及其软件操作技能 3、能有效地执行上司指示和有管理上司日程的能力 4、会上网，并有利用因特网进行交流沟通和调查研究的能力 5、能起草文件并进行保存； 6、能对以电子文挡为主的进行信息检索 7、对顾客热情服务，具备一定的公关能力 未来秘书队伍发展趋势 另外，作为上司的助理的典型业务还有以下几顶： 1、能利用电子表格起草生产报告 2、能利用图表、幻灯等别介绍经营管理情况 3、能利用电话、传真和电子邮件等与世界各地的客户交流沟通 4、能利用因特网检索信息 5、能筹备电视会议 6、能利用因特网预订机票等物品和调整上司的日程 7、辅导新手 8、临时代理主持会议 本章运作题 随机分组，讨论“你眼中的秘书职业”并请结合老师所提供背景分析一下形成人们对秘书不同看法的主要原因。小组长上台总结本小组讨论情况及结论。　　　 要求：讨论要有序进行，总结要简明扼要。 时间规定：根据课堂教学具体情况而定。 背景 高三毕业生的观点：1、觉得此职业不是很好也不是很坏的人占总人数的34.7%。他们认为，这个职业要求高、工作累，有时要看领导的脸色行事。而且，这一部分学生中的7.7%的人（大多是男生）觉得这一职业适合女性。2、有19.3%的学生表示了对此职业的喜爱与好感。一位同学说：“我认为秘书是一种高雅的职业，属白领阶层，做这项工作的人，头脑要十分灵活，要精明能干。”3、另外有19%的学生认为该项职业要求高，需要多方面技能。一位同学说：“我比较喜欢这个职业，它对于开朗、善于交际的人来说比较适合。”4、有19.3%的学生说未作考虑，没有发表见解。5、还有7.7%的学生有另外一种想法，他们认为秘书有“小秘”之嫌，会败坏名声。 家长的看法：通过对家长的了解发现，他们中对自己的女儿从事秘书职业表示赞同并觉得挺好的占一半以上，而不赞成儿子从事该职业的也占了一半。一位家长说：“这个职业不错，是坐办公室的，给老总接电话，工作也比较轻松，很适合女孩子。”另一位家长说：“从事这一职业，应该勤快，脾气好，更重要的是做秘书可以有更多的机会被提拔成领导。” 在校大学生的看法：秘书专业的学生绝大多数都不喜欢这个专业，很大程度上认为自己以后不会从事该职业，原因很多，如做秘书太苦，工作中容易得罪人，加班频繁等。有人认为可以先做秘书工作，然后再向其他方向发展。更有个别学生只想混个文凭，根本没有考虑过起秘书这条路。非秘书专业的学生大多认为，要做一个优秀的秘书必须要掌握多方面的技能，特别要有较强的社交能力。 普通人眼里的秘书：绝大多数认为，能力是秘书人员最主要的素质。一个秘书专业的学生应该在大学期间好好把握机会，努力学习，多掌握各方面的知识和技