文件和资料控制程序正文.docVIP

1目的 1.1 以系统性、高效性制定质量管理体系文件为目的。 1.2 使各部门的质量体系文件有效执行，保持最新、明确、整洁. 1.3 使质量体系文件有专责人员保存，且制定、修订、废止有据，施行上贯彻一致。 2 范围 适用于本公司为需要而建立的质量手册、程序文件、作业说明、补充资料及相关表单。 3 术语 无 4 职责 4.1 管理者代表领导文件和资料的控制。 4.2 质量管理部负责公司质量体系文件包括质量手册、程序文件、作业说明等文件的管理。 4.3 技术部负责国家、行业标准和顾客提供的图样、技术标准、检验、测试规范等的管理。 4.4 其他部门负责本部门文件资料、质量记录、磁盘文件的控制和日常管理工作。 5 管理内容 见下页 职责部门 管 理 流 程 说 明 使用表单 1. 相关部门 1.根据文件需求或修订时机填写文件制修废申请单，由相关部门按相关权限提出文件初稿. 2.由文件制定部门对文件初稿、补充资料及相关表单进行初步整理. 1.文件制修废申请单 3.详阅《文件编制作业说明》 1.各相关部门 1.文件初稿整理完后，由文件制定部门最高主管视文件内容决定是否需要相关部门会审；若不需会审则直接呈报权限最高主管批准。 1.文件制修废申请单 2.相关部门多时，由文件制定部门择期召集各部门举行会审会议，作出文件会审结论或以书面方式会审. 3.详阅《文件编制作业说明》 1.职责权限部门 2.相关部门 1.文件完成或会审后，依职责权限顺序审核 2.经审核后，由文件制定部门呈报 3.质量管理部 最高权限者批准后送至质量管理部 3.详阅《文件编制作业说明》 1.质量管理部 1.由质量管理部依编号原则编号，并分别登记於公司文件总表 2.文件经核准、编号、建档后发布实施 3.详阅《文件编制作业说明》、《文件和资料发布作业说明》 1.文件发放矩阵表 1.质量管理部 2.相关部门 1.文件列入登记后，质量管理部将文件制成副本分交相关部门和适用的相关协办部门。 1.文件资料发放/签收表 2.各部门需要复制时，依规定程序向质量管理部提出复制申请。 3.质量管理部依文件回收原则通知文件持有部门或个人收回旧版文件. 4.详阅《文件和资料发布作业说明》 1.质量管理部接到申请后, 转交原文件制定部门处理。 2.经权限最高主管核准废止后, 由质量管理部发布废止. 3.质量管理部依文件回收原则通知文件持有部门或个人收回废止文件. 4.详见《文件和资料发布作业说明》 1.质量管理部 2.相关部门 1.文件制修废申请单 2.文件发放矩阵表 公司文件以电子文档存在时按《电子媒体管理规定》执行。 6 相关文件 《文件编制作业说明》 YTTS04-01-JS-01 《文件和资料发布作业说明》 YTTS04-01-ZL-02 《电子媒体管理规定》 YTTS04-01-JS-03 7 使用表单 文件制修废申请单 YTTS04-01-JS-01-03A1 文件发放矩阵表 YTTS04-01-JS-02-01A1 文件资料发放/签收表 YTTS04-01-JS-02-02A1 表单NO: YTTS04-01-JS-01-02A1 烟 台 新 烟 轴 承 有 限 公 司 文件编号:YTTS04-01-ZG 主管部门: 质管部 文件名称 文件和资料控制程序【程序文件】 页码：第1页 共3页 会 审 废 止 收发复制 A A 编 号 建 档 发 布 OK 批准 NG 制订或修改申请