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公文写作与处理辅导讲义 第一部分 公文概述 一、公文的概念和特点 公文是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。 公文的特点： 1．明确的法定作者。公文是由法定作者制成和发布的。法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使职权、承担义务的社会组织（即国家机关、企事业单位和人民团体等）及其领导人。公文的法定作者包括两种情况：一是依法设立的各类社会团体；二是社会组织的法定领导人。 2．强有力的法定权威性。公文的法定权威性，是指公文在一定时间与空间范围内对受文者的行为所产生的指挥、协调、约束、凭证等强制性作用。这种强制性作用来自于公文作者的法定地位及其职权范围，他们规定了文件收受双方的关系。 3．突出的现行效用。公文在现实公务活动中发挥着指挥、协调、约束、凭证等作用。 4．规范的外观样式。国家设计和规定了统一的公文外观式样，以作为国家行政公文的标准格式。 5．特定的处理程序。根据行政工作的规律和文件运行的特点，规定了收文、发文的一系列程序以及处理规则，要求各个单位在公文处理中严格按照程序和规则办事，确保公务活动的正常进行。 二、公文的作用 可以概括为5个方面：领导与指挥作用、规范与约束作用、联系与知照作用、宣传与告诫作用、依据与凭证作用。一般来说，公文在现实活动中的作用是多方面的，各方面的作用相互联系，并且一份公文可以有多方面的作用。 三、公文的分类 根据不同的分类标准或观察的角度，可以从整体上将公文划分若干类别。目前常见的公文分类方法包括以下几种。 1．按照使用范围划分 （1）通用公文：指机关、团体、企事业单位等各类社会组织在管理活动中对外制发、传递和办理的公文。从广义上讲，通用公文包括党和国家机关、团体、企事业单位对外制发的各种文件，如命令、决议、决定、通知、通报、请示、报告等。 （2）专用公文：一些专业部门和系统内部根据特定工作内容和要求制作的公文，如军事公文、外交公文、司法公文、会计公文等。 2．按照行文方向划分 （1）上行文：向具有隶属关系的上级领导、指导机关呈送的公文，如报告、请示。 （2）下行文：向所属被领导、指导机关发送的公文，如命令、决定、通知、通报、批复。 （3）平行文：向同级机关或不相隶属机关发送的公文，如函。 3．按涉密程度划分 （1）内部公文。指限于机关、团体、企事业单位或专业系统范围内使用的文书；内容不涉及机密，但含有单位和系统内部的数据。 （2）限国内公开的公文。指内容虽不涉密，但不宜向国外公布，而仅在国内公布的文书。一些通过各级组织向群众传达的文件即属于此类。 （3）对外公开的公文。指内容不涉密，可直接对国内外发布的文书。通过报刊发布的法律、法规、公告和公报等，即属于此种。 （4）保密公文。指由党和国家根据文件内容划定了秘密等级的文件。我国保密文件分为绝密、机密、秘密三个级别。 4．按办理时限划分 （1）特急件。指内容特别重要特别紧急，必须以最快的速度优先传递、处理的文书。 （2）急件。指内容重要且紧急，要求迅速传递、处理的或必须在规定的时限内办理完毕的文书。 （3）平件。指无保密和时限方面的特殊要求，可按照工作常规传递、处理的文书。 5．按照公文来源划分 （1）发文。是指本单位制作并对外发出的公文。发文包括内部公文和对外公文。 （2）收文。是指本单位收到的由外部单位制发的公文。 6、按照公文的载体划分：（1）纸质公文；（2）电子公文。 四、公文的文种 文种，又称公文名称，用以概括表明公文内容、性质、作用及作者权限、制发公文的目的要求等。文种是公文的必要组成部分。在公文中正确标明文种，是维护公文的严肃性、权威性、有效性，并为公文的撰写、处理提供便利的要求。 目前，常见的通用公文文种有近30个，其中国务院办公厅2000年8月24日颁布、2001年1月1日正式实施的《国家行政机关公文处理办法》确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种，这是需要重点掌握的内容。《中国共产党机关公文处理条例》确定的党的机关公文种类主要有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要，共14种。 正确选择文种，一般应遵循这样几个原则： （1）根据有关规定选择文种。如《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《中国人民解放军机关公文处理条例》等，都对文种及用途作了明确规定。 （2）根据行文关系选择文种。例如，本单位向上级单位反映情况，应使用“报告”，向与本单位无隶属关系的的单位联系或询问有关事项，宜使用“函”。 （3）根据本单位的权限选择文种。有些通用文种有一定的使用权限，并非所有单位都可以使用。例如，“命令”只有县级以上国家