文书档案分类与整理档案人员培训-芜湖档案局.PPTVIP

（3）零散文件材料的排列 可排在同一年度、期限、机构 （问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件 中作为一件。上述情况应在备考表中加以说明，而在实际整理 工作应尽量避免。 3、应注意的问题 （1）不能直接按文件形成的时间或收、发文字号的顺序排列 （2）“随办随归”的前提是“同一事由文件齐全完整” （3）“事由”与“问题”的区别 （二）每份文件内不同稿本的排列 按照文件审批单、正 本、附件（被转发文）、定稿、复制件的顺序排列。 （二）归档文件的概念 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 （三）调整本单位文件材料归档范围和保管期限表 根据2006年12月，国家档案局公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令），结合本单位文件形成的特点、重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，调整本单位的文件材料的归档范围和保管期限表，将原有的保管期限“永久”、 “长期”、“短期”调整为“永久”、“定期（包括30年、10年）”。 相对于老的规定，更明确，更具有操作性。 （四）归档文件整理流程 1、收集 2、“件”的确定 3、文件的修整 4、装订 5、分类 6、排列 7、编号、盖章 8、编目 9、装盒 10、排架 11、档案的移交。 一、收集 归档文件的收集工作 指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。 收集原则 齐全完整。它是保证本单位文书档案齐全完整的一项十分重要工作，不仅要将全年中有发文编号文件收集齐全，还要加大对帐外文件材料的收集工作。如各类报表、部门总结、工作汇报、会议记录等。收集重点一是本单位，二是直属上级主管部门和直属下级部门，三是外单位针对本单位工作制发，四是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。 二、 “件”的确定 一般以每份文件为一件。但是，在实际工作中各单位形成的文件情况各不相同，具体操作时可以按以下标准来确定“件”： 1、文件正本与定稿为一件 重要文件须保留历次修改稿的，正本与历次稿可各为一件。 2、正文与附件为一件 3、正文与文件处理单为一件 4、原件与复制件为一件，如：传真件、圆珠笔书写的文件以及破损的文件，要复制后与原件一起归档。 5、转发文与被转发文为一件 6、报表、名册、图册等一册（本）为一件 7、来文与复文可为一件，如：请示与批复、报告与批示、函与复函。 8、不便拆开的整本会议记录、介绍信存根可作为一件。 9、成套的会议材料各为一件 10、未装订的式样同一的表格作为一件 三、文件修整 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合 档案保护要求，对不符合要求的文件应进行修整。具体内容如下： （一）修裱 对破损纸张进行修补或托裱。 （二）复制 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制或字迹加 固处理。 （三）去除易锈金属物 除去普通的订书钉、回形针、大头 针等，防止时间长了生锈。 （四）大纸张折叠 归档文件盒只能容纳A4规格的文件，所 以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页 数多的宜单张折叠，数量少的可一起折叠。 （五）传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档 尽管复制 件本身在耐久性方面也存在问题，但强于传真件字迹的耐久性。 复印件应单面复印，复印时墨粉浓度不要太深，以防粘连。 四、文件装订 （一）归档文件应按“件”装订。“件”内排序： 1、正本在前，定稿在后； 2、正文在前，附件在后； 3、原件在前，复制件在后； 4、转发件在前，被转发件在后； 5、复文在前，来文在后； 6、重要文件历次修改稿都需存留的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后； 7、不同文字的文本，中文本（汉文本）在前，外文本（少数民族）在后。 8、 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。去除原有的不符合要求的装订物。 9、订本式的会议记录，要拆除原来不符合规范的装订物，重新装订。 （二）装订要求 1、装订的文件要力求整齐、结实、美观。 2、采用左上角装订的，应将左侧、上侧对齐。