商贸费用操作手册.doc

第一部分 商贸费用的界定 1.1序 1.1.1操作手册编撰目的 ·明确商贸费用的定义和覆盖范围。 ·明确商贸费用的操作方法和管理政策。 ·规范统一商贸费用管理流程，使之更适应公司战略和市场形势。 ·帮助销售一线提高费用使用效率，促进销售发展。 1.1.2费用管理基本原则 ·商贸费用的管理应当符合国家法律规定和公司内部管理的要求。 ·商贸费用应当经过预算计划，执行和财务核算三重管理。 ·商贸费用的管理既要具备原则性，也要具备实际可操作性。 ·所有商贸费用必须取得预算，并列入计划。预算外的费用不能核销。 1.2商贸费用的定义 1.2.1商贸费用的定义 ·商贸费用指的是与促销活动相关的各种费用。 ·商贸费用包括在销售终端发生的通路促销折扣，清库，破损，新品，TG，海报，促销人员工资、店内促销制作费等。 ·商贸费用的管理年度，与冠生园集团有限公司销售公司财务年度一致。 ·在销售终端发生的赠品运输费应属于销售行政费用范围，实际发生的赠品运输费必须单独填写行政报销单，备注中注明活动用途，由城市负责人和各大区商贸负责人签字确认，实行大区总额控制。 1.2.2商贸费用支付方式 ·支票（仅限于上海地区使用）或介付 ·免费产品 ·票扣 冠生园集团有限公司销售公司（以后简称销售公司）销货给经销商，经销商向销售公司收取其帮助冠生园向门店代垫的促销费用，由冠生园在下期销货发票中以红字（负数）体现，每次最高冲销限额为票面金额的20%。此费用只适用于经销商的补损（清库）及促销折扣。例如：经销商A1月帮冠生园代垫折扣费2000元，冠生园2月向经销商A销售某产品十箱10000元， 开票内容为： 货物名称 数量 金额 某产品 10箱 10000.00元 折扣 1批 -2000.00元 合计： 8000.00元 这样的支付方式好处是经销商简化了开票环节，双方都降低了税负，同时节约汇款手续和费用，但操作和核算都要经过事前沟通和事后核对 ·帐扣 直供KA客户门店向冠生园收取促销费用，直接在应该支付给冠生园的货款中扣除，同时开具服务发票给冠生园。 例如：冠生园1月底向卖场B销售某产品十箱10000元，帐期30天，卖场B2月初向冠生园收取TG费1000元，则卖场B2月底向冠生园电汇货款9000元，同时开具1000元的服务费发票给冠生园用于报销冲抵应收账款。 这样的支付方式好处是简化了汇款手续，节约汇款费用，但需门店在支付货款时附上扣款明细。 ·价扣 冠生园为在某一期间就某一产品在某卖场做折扣促销活动，在开具给卖场的发票中对相关产品价格做折扣（折让）处理。 例如：冠生园决定在1月1日到7日在上海家乐福对某规格产品做10%的折扣促销活动，则在开给家乐福的发票中作相应处理： 某规格产品 原价：100元/箱 数量：10箱 开票内容：某规格产品 1000×10×（1-10%）=9000元 这样的支付方式在不但顺应了客户要求，也起到了降低税负的作用，开票的同时也实现了促销费用的支付；但需要销售人员事前申请，财务人员在系统中进行相应维护才能实现。 ·红字增值税专用发票冲销 定义：如果经销按照合同约定向冠生园收取与销售额、销售量相关的返利等费用（例如达标奖励），冠生园还可以选择开具红字发票，通过抵减销售额的方式来达到支付的目的。 具体操作方法如下： 双方应签订《返利合同》，若无合同，则由冠生园向对方出具证明，证实返利金额（文本见下页）； 经销商凭《返利合同》或证明向其主管税务机关领取并填报《开具红字增值税专用发票申请单》，税务机关审核无误后出具《开具红字增值税专用发票通知单》； 冠生园收到《开具红字增值税专用发票通知单》后开具红字发票，经销商据此冲减应付冠生园货款。 返利证明样本： 折 让 证 明 我公司因经销商xxxxxx（名称）在xx（期间）购买冠生园集团有限公司销售公司产品达到我公司规定标准，我公司决定给与经销商xxxxxx（名称）人民币xxxx元的补偿。 特此证明。 冠生园集团有限公司销售公司(中心) 2009年 月 日 （此样本仅供参考，具体以当地税务机关要求为准） 第二部分 商贸费用报销的要求和规范 2.1 合格报销的必备条件 2.1.1 冠生园集团有限公司销售公司只能与证照手续齐备、合法经营的实体发生业务往来