011环境记录控制程序.doc.docVIP

怀集县祥龙林化产品有限公司 程 序 文 件 标 题：环境记录控制程序 文件编号：EP-011 版 号：A/0 页 数：1 / 3 生效日期： 拟 制： 日 期： 审 核： 日 期： 批 准： 日 期： 分发编号： 受控印章： 分发日期： 1 目的 建立并保持记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理的形成文件的程序，并进行控制和管理，为管理体系有效运行提供证据。 2 适用范围 本程序文件适用于与管理体系有关的所有记录。 3 职责 3.1 办公室负责制定记录的管理办法，保证其有效地运行。 3.2 各相关部门文件管理员负责与部门有关的记录档案管理。 4 作业程序 4.1 记录的范围 凡管理体系要素中的记录、报告、检测和验证数据等，均属“记录”的范围。 4.2 记录的填写要求与保存要求 所有记录应清晰，保管方式应便于存取和检索，保管设施适当，防止损坏、变质和丢失。规定并记录记录的保存期。 4.3 记录的收集、装订和归档 4.3.1 收集 管理体系各要素活动的开展均伴随有记录的产生，而每一活动结束后，该项活动的负责人应将该项记录整理好后交相关部门文件管理员处，由文件管理员负责收集。 4.3.2 装订和归档 各相关部门文件管理员负责对记录进行分类、装订好后归档。 4.3.3 发放 相关的记录如需发放，相关部门文件管理员依据《文件控制程序》的相关规定执行。 4.4 记录的管理规定 4.4.1 记录按类别装订成册，并在封面上标明记录的名称、编号等。各类记录均应保存在适当的档案柜中，防潮、防变质，且便于存取。 4.4.2 查阅规定 记录原件不准外借，装订成册的记录原则上不准拆出，特殊情况由相关部门主管批准后，方可拆出。需查阅者，经相关部门主管批准后方可查阅。 4.4.3 保存期 办公室负责空白表格的管理，各类记录原则上规定一年以上的保存期，具体保存期规定见《记录一览表》。 4.4.4 记录的处理 记录不得任意更改、涂抹、复印或销毁。如记录的规定保存期限已过，由相关部门文件管理员填写“记录处理申请单”经相关部门主管审批后方可进行处理。 5 支持性文件 5.1 《文件控制程序》 5.2 《记录一览表》 6 记录 6.1 记录处理申请单 6.2 记录归档清单 6.3 记录借阅登记册 程序文件 文件编号：EP-011 标题： 版 号：A/0 环境记录控制程序 页 码：3/3