品质漫谈--厂商调查与评估.docVIP

廠商調查與評估 一、前言 　　本企業職場專欄已進入第五個主題「廠商調查與評估」是了解或開發新供應商的必要過程，此過程正也可以反應我方如何管理自已公司的〝自我評估〞一樣（看供應商，正如同客戶如何看我們自已一樣！），因此本篇知識除了能幫助相關責任者做好供應商評估、正確選定好的廠商外，更進一步對自已內部管理亦有助益，可建立相關指標推動執行，為求畫龍點睛之效，同前列出一般常見問題、盲點（稱〝負面表列〞）及如何做可以超越同業，即做得更好、更有品質和效率（稱〝正面表列〞）此二大部份；本專欄各篇內容，均為作者長年累積經驗加上理論融會貫通後的心得，以下每小節均為實務結晶，皆有許多例證可予證實，參考價值極高，歡迎賜教！ 二、企業常見問題和盲點： 1.寄發空白表格，由廠商自填自評 　　廠商調查評估表當然是買方到賣方處，經了解後才填記的，目的是確認是否為〝合格的供應商〞，如果把空白表格由賣方自填，就等於把入學考試卷交學生帶回家自填一樣，是看不出廠商的真實狀況和能力，是沒有意義的！但偏偏就有買方因不了解賣方產品和製程，也不知如何評估，所以就請賣方自填或買方採購已內定某廠商，為了符合內部作業程序及存檔證明，就交廠商自填，正常情況應解讀為〝故意放水〞或〝虛應程序〞，此不應鼓勵和允許！ 2.採購單位自行評估決定　　通常採購是新供應商需求的責任者，所以廠商調查評估由其要求相關位參與，如果採購有其他層面顧慮，不通知其他單位，自行就決定向某新供應商要求樣品承認或直接下單，事後再想辦法補足有關程序表格，此於中小企業經常可見，尤其較無技術的供應商產品，甚至採購自行代填評估表格，草草定案，若該廠商沒出狀況就不會有人注意，若出重大事件才會質疑此廠商如何決定，才會引人注意！於科技產業此通常不被允許，但有時候碰到強勢的採購主管，不理會內部作業程序，只要能找到更低價的材料、零件就快速〝先斬後奏〞，表面上好像對公司有益（節省成本又快速），但〝夜路走多了〞還是會碰到重大品質問題，導致公司更大損失，若產量大且國際性競爭產業，這種〝先斬後奏〞通常是得不償失，採購還是需要技術資源協助，多了解廠商各種能力為先，有別的單位提供更專業的看法，總比沒有的好，從業務角度言，採購也無需太早下決定，多看多比較，有更多人提出看法，更能找到更好的價格和更好的品質，因此只要提早作業，提出廠商調查評估要求，自然會有更多資訊進來，不要剛愎自用，出了問題也會有技術單位跳出來處理，這樣不是很好嗎？ 3.先入為主，未評先定　　雖然內部已有完善之評核制度，但由於下列因素，先入為主未評先定： 3.1 上市公司/大公司：若供應廠商組織、規模皆比我方大或已是上市公司有知名度，不知不覺中〝下筆較寬〞，要知道評核主要是要了解對方有否能力開發及持續交好的零件、材料予我方，是產品面、技術面，而非組織大小或有否上市，公司大小、知名度等的原因很多（如善行銷、走品牌、善財務、純技術、有利基等），我們要了解的部份，該廠商不一定就完備，不要先入為主，以平常心為之。 3.2 新公司/小公司：相同的道理，不知不覺中〝下筆較嚴〞，這也不對！ 3.3 老闆有交待和提示：指老闆異常關心，或講明是有特別原因希望照顧一下，此很容易扭曲我們執行品質，以平常心先公而後私，公正評核，多加協助如何改善。 3.4 唯一的供應貨源：無論廠商調查評核結果為何，我們是非買到不可，這是環境下的決策而且是必須的，和評核工作品質無關，執行者仍然以平常心完成評核工作，過程要多學習多了解（因唯一貨源，應有過人之處），以利未來工作所需。 4.外行人看熱鬧　　執行者若未經教育訓練實地學習，是無法作業的！經常可見買方（國內、國外皆有）只在意賣方的資本額、組織人員、設備能力、營業額及接洽時的感覺，這是外行人的通病，因不深入所以只能看表象，就好像不了解產品性能特性，只注意外觀，又如不了解經營管理精神，只能看清潔、衛生一樣，其實真實世界的廠商調查評估團隊，通常外行人是多於內行人，曾有國內已上市公司，為上市及拿訂單，建立美式標準廠房空間寬敞，生產設備一流，燈光標示清楚，檢驗設備齊全，整理清潔一目了然，若不深入幾無缺點，外行人一看絕對滿意，但經與責任者交談及了解相關資料文件，方知管理及知識能力是空的，令人訝異，這就是典型讓外行人滿意，內行人搖頭的例子。 5.受廠商誤導，決策性失誤　　主要是廠商熟練演技，使之蒙敝看不到真相，對我方言因決策失誤而下單，對他而言是演一場好戲，最終拿到訂單，對調查評估者言，不可不知，於此介紹常見手法於下： 5.1 事先安排，善於款待：即行程是其安排的，事前即有接洽建立私交，並贈禮物。 5.2 歡迎排場，精緻簡報：有特殊的歡迎安排，熟練的精緻簡報，先抓住買方人性。 5.3 高階展現誠意：經營者全程陪同，並全力配合，有問題即時改善修正，表