11.采购管理作业程序.docVIP

一、目的： 为了规范公司物品的采购申请、实施、检验、入库、结算以及临时采购的管理，特制定本制度。 二、适用范围： 本制度所涉及物流采购的范围包括生产物料（含外购成品）、生产辅料、委外加工、工具、用具、文具、零星物品等等。 三、权责： 3.1 采购科：负责采购业务的实施。 3.2 品管部：负责采购物品的入厂品质检验。 3.3 仓管科：负责采购物品入厂数量的清点与入库。 3.4 财务部：负责采购物品价格的稽核与付款业务。 3.5 物料使用部门：负责对所用物料品质状况信息的反馈。 四5.1 物品的请购与审核 5.1.1 生产订单物料的请购，由计划科根据所拟定的《月生产计划》编制《物料申请单》，经物控部经理签批后转采购科执行采购；订单物料的请购量，原则上按照订单的数量请购。 5.1.2 各部门下月所需物品的统计及申购必须在每月25日完成，由仓管科工具仓库管理员收集并统计后，于每月28日交物控部经理审查，总经理核准后由采购部的执行采购。 5.1.3 零星（急用）物品的请购：由用料需求部门填制《物料请购单》，经用料需求部门第一负责人审查后交采购科填写报价，再由采购员呈报总经理核准后方可执行采购。 5.2 物料采购的实施 5.2.1 供应商的开发与选择：由采购科、开发部、品管部联合考察并依《供应商管理作业程序》进行。 5.2.2 交期回复：采购科在接到各部门提报之物料请购需求时，应迅速回复物料需求部门物料到厂日期（最长不得超过一个工作日）。 5.2.3报价议价：采购科在接到各部门提报之物料请购需求时，应以“货比三家”为前提迅速与供应商进行报价、比价、议价，并建立《报价单》档案。《报价单》上应注明物料代码、物料名称、规格型号、数量、单价。铸件、外协件还应注明单件重量。 5.2.4价格初核：订单性新物料，采购科根据供应商的报价，对供应商按性价比进行筛选后的单价填入请购单，报财务部初核通过后即可执行采购；非订单性物料之采购报价报财务部初核通过后经总经理核准方可执行采购。 5.2.5采购：报价经核准后，采购员应立即向合格供应商下达《采购订单》，采购订单上必须明确界定所采购物品之物料代码、物料名称、规格型号、数量、单价，并确定采购时限。 5.3 采购进度确保： 采购员在完成下达《采购订单》后，应及时将采购订单按照序号完整登陆于《采购订单登记总揽表》，每张采购订单必须至少做到在下单3日、6日、交货前6日各跟进一次进度；对于重要采购订单必要时采购科应组织采购员、品管部、开发部相关人员到供应商处予以稽核。 5.4 采购信息交流： 采购科采购员对物料的供应信息应及时反馈到生产计划科或材料的需求部门，尤其是材 料的延误信息必须及时传递，以便各环节做好工作调整。 5.5 采购价格稽核： 财务部每月底应全面系统的对采购科之采购价格进行一次稽核，稽核之结果应做成《采购价格差异一览表》呈报总经理，同时会同采购科全体成员召开一次价格检讨会。 5.6 进料管制 5.6.1 外包装要求：供应商所供应之物料必须符合本公司包装要求，诸如用木框、胶筐、纸箱包装，做到定数定量，防止碰撞。 5.6.2 物料标识要求：供应商所供应之物料必须按照本公司《采购订单》明列之物料代码、物料名称、规格型号等完整填写《大元泵业物料标签》，并粘贴于所供应之物料之外包装正侧面； 5.6.3进料检验：品管部依据《进料检验作业程序》对物料进行检验（铸件包括单件重量应列入检验范围），并完整填写检验报告。 5.6.4 所有物品采购回厂后一律执行入库。相关物品的领取须采取以旧换新的方式开《领料单》经部门负责人批准后领用。 5.7 货款的支付 5.7.1 采购员必须及时到财务部报账。每一笔业务都必须同时具备四张附件，即：发票、订单或请购单、《报价单》、《入库单》，若发票未到月末财务部可按估价入账处理，次月冲回。 5.7.2 财务部应根据采购员报送的单据，逐笔审核每笔业务正确无误后才能入账。5.7.3 供应商持仓库保管员填制的《入库单》于次月20日到财务部结算货款； 5.7.4 所有供应商均按双方核定的比例预留风险保证金，达到预留标准后按上月的全部入库金额，予以结算。 5.7.5 财务部除了向不能转帐的个人或不足转账起点金额的单位可以支付现金外，货款一律通过银行办理转账，不得违反结算纪律擅自支付现金或填开现金支票。 5.7.6 应付账款的明细分类账和总分类账应经常核对，应付账款的明细分类账和供应商应经常核对，确保账账相符。 六、相关文件 6.1 《供应商管理作业程序》 6.2 《进料检验作业程序》 6.3 《物料管理作业程序》 七、使用表单 7.1《物料请购单》 ■QP11A1—01 7.2《采购订单登记总览表》 ■QP11A1—02 7.3《报价单》 ■QP11A1—03 7.4