归档文件整理规则云南经济管理学院.ppt

云南经济管理职业学院档案工作培训 档案馆 樊荣珍 二〇一四年三月十月 一、档案及档案工作基础 （一）档案的概念 《档案法》及档案学理论对档案定义 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的、作为历史记录、保存起来以备今后查考的文字、图象、声像及其他各种方式和载体的文件材料及电子文件。 学院档案 是学校在教学科研、党政管理、人才培养及其他活动中直接形成的、对学院和社会有重要保存价值的各种文字、图表、照片（含底片）、声像、实物等不同形式和载体的文件材料及电子文件。 （二）学校档案的形成 学校围绕着教学、科研、党政管理等工作，每年都会形成大量的教学文件材料以及党政管理文件。这些材料经过科学整理、归档、保存，便形成了学校的档案。 档案是随着学校的成立而产生、随着学校的发展而逐渐积累起来的。 要了解学校的发展史首先要看学校档案室 如果一个学校从建校到现在，档案室里什么重要的材料也没有，或者是保存的档案没有什么值得炫耀和展示的，那这所学校可以说是不成功的。广大教职工多年辛勤工作和取得的成果白白的流失了。造成原因有以下二个点： 1、归档目的不明确，档案室没有将学校办学过程中重要的文件进行归档，归档的材料都是无关紧要的东西。 2、是归档工作不健全，大量的文件材料没有归档。 档案是学校的宝贵财富 学校办学的历史越长，形成的档案就越多，档案也越有价值。 可以说凡是学校开展的重大活动，都应在档案室中查找到。如学校成立的批复文件、挂牌庆典、学校的机构、职工名册、领导班子、干部任免，人员奖惩、工资福利、劳动合同等，以及与有关单位的合作办学的协议、校外实习基地合同、上级机关的检查评估、教学质量工程建设、科研项目成果申报、学生名册等等，应有尽有。 这些材料对日后工作有着重要的参考利用价值。（举例本科教学评估、职工退休福利）  （三）学校档案的内容 按学校各部门的工作范畴和内容划分，它包括党群档案、行政档案、学生档案、教学档案、科研档案、基建档案、仪器设备档案、出版物档案、外事档案以及声像档案等共有十多种类。 随着学校的规模扩大和发展、工作活动开展，形成的档案门类和数量会越来越多。 档案是各项工作的副产品。 （四）学校档案的管理 档案工作是学院工作的重要组成部分，是做 好学院管理工作的基础条件，也是衡量学院管理 水平的重要标志。 1、各学校要将档案工作应纳入学院工作计划 和发展规划，纳入各项管理制度，纳入有关人员 职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作 的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。（三纳入四同步管理） （四）学校档案的管理 2、 学院在岗位设置、人员编制、经费预算、 库房设施等各方面应对档案工作给予必要的支持 和保证。 3、各归档部门应把档案工作列入本部门议事 日程和目标责任制，加强领导和管理。确定一名 领导分管本部门的档案工作，配备1-2名兼职档案 人员，负责档案的收集、整理、立卷、归档等工 作。 （四）学校档案的管理 4、 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 5、档案人员属于档案业务系列，实行专业技术职务聘任制。 （五）归档部门兼职档案员职责 1、负责本部门各类归档材料的收集、保管、利用。 2、负责接收本部门其他经办人手中形成的归档材料。 3、负责对本部门归档材料的整理、编目和计算机输入。 4、按时向学院档案部门移交本部门档案。 5、对本部门不归档的文件按照要求统一清退。 6、积极参加学校及省档案部门组织的档案业务培训 及工作会议。 二、档案的作用 （一） 凭证作用 举例：上海倒楼照片\上海倒楼事故7责任人被批捕 涉重大责任事故罪2009年08月12日 17.doc （上海莲花河畔景苑倒楼事件追踪报导 见图片） 二、档案的作用 （二） 参考作用 1、连战大陆行从连战大陆行谈加强档案工作的重要性.doc 2、假文凭事例个人、学籍档案扫描事例\档案的作用--真假学籍档案（调查）.jpg 学校的档案是各项管理工作的原始记录，是教学科研成果的载体，它真实记录和反映了学校的发展历史和教学活动的整个过程。不论是现在还是将来，对学校教学管理、教学评估、教学质量的监控、