文件控制管理程序参考.docVIP

1. 目的：建立公司质量体系文件编制与系统管理程序，保证的制度化、规范化，并加强对文件的管理. 范围：全公司所有生产质量管理文件的设计、制订、审核、批准、复印、分发、培训、执行、保管、检查、修订、作废和归档的管理活动. 责任：QA及公司的质量体系相关部门对本规程的实施负责。 4. 内容与程序： 4.1 文件格式 4.1.1文件的定义：本规程所指的文件是指一切涉及生产管理和质量管理的标准操作程序和实施记录。 4.1.2文件格式：新起草或修订的文件格式均按此文件的规定执行。该文件执行日期前起草执行的文件如果没有修订，格式继续有效。 4.1.2.1管理手册、产品手册及产品工艺规程、产品批生产记录和批检测记录等文件由三部分组成，分别是封面、正文、附件，各部分的具体格式内容如下： 封面：写明文件名、文件号、版本号、发布日期、执行日期、起草者、审核者、批准者等。 正文：一般情况下，字体为宋体，字号为小四；正文的每一页页眉处注明该文件的文件号、版本号、修订号，页号等信息，正文内容由目录和章节内容等组成，正文以本文件为样本。 附件：与本文件某些条款相关的附加内容，包括相关图表和该文件的修订记录表等。修订历史格式见本文件修订历史的格式。 4.1.2.2各部门分别编制的标准类文件格式，采用通用格式，不设封面，文件每一页页眉处设有表头，文件表头以本文件的表头为样本。 a、职责类文件表头模板 QXX-xxG-yyy 起草者/日期 主管负责人审核/日期 质量负责人审核/日期 修订号/版次 x /y 总经理批准/日期 执行日期： 页码 xOF y 起草：行政部 分发：.............. 分发号 b、生产管理类文件表头模板 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司质量体系文件 主题 ........... 编号 QXX-PMS-yyy 起草者/日期 复核者/日期 QA审核/日期 修订号/版次 x/y 生产负责人批准/日期 质量负责人批准/日期 执行日期： 页码 x OF y 起草：生产部 分发：.............. 分发号 c、质量管理（含质量控制QC、质量保证QA）类文件表头模板 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司质量体系文件 主题 文件控制管理程序 编号 QXX-QAS-001 起草者/日期 复核者/日期 QA审核/日期 修订号/版次 0/2 质量负责人批准/日期 执行日期： 页码 x OF y 起草：质保部 分发：.............. 分发号 各部门起草与修订本部门质量管理体系文件时，结合下面部门英文代码编制文件编号。 各部门代码如下 部门名称 部门代码 部门名称 部门代码 01 行政部(办公室、人力资源) LM 02 质保部 QA 03 质检部 QC 04 生产部 PM-生产、PW-车间 PT-工艺 05 工程部 EM-设备、MM-计量、FM-厂房设施 06 采购部 CG 07 销售部 XS 08 仓储部 WM 09 研发部 RD 10 安环部 EHS 11 一车间 PW01 12 二车间 PW02 13 三车间 PW03 14 四车间 PW04 15 五车间 16 六车间 17 七车间 18 八车间 19 九车间 20 机修车间 制水站 4.1.2.3 建议使用A4纸；页面边距：上2.5cm，下2.0cm，左cm，右2.0cm。版式：页眉1.5cm，页脚1cm。段前段后0行，固定行距20磅。字体：原则上中文字体及符号采用宋体，小四；西文字体和数字采用Times New Roman，小四，标题可以加粗，方便阅读。表格框线0.5磅，表格内的字体和间距可以适当调整，页眉页脚按照4.1.2.2格式。 1.2.4流水号按顺序递增，若超过999，则自动升至四位数。部门编码、版本号等均依此类推。4.1.2.5文件封面和页眉显示相关信息的解释： 文件名(主题)：文件主要涉及的相关活动的名称。 文件号（编号）：与文件一一对应的文件编号。 版本号：一般情况下，公司同一个时期的体系文件全部为同一版本号。当公司体系文件换版时，不论发布时间早晚，体系文件全部统一更换成相同的版本号，包括在此时期内发布的新文件。 修订号：显示该文件当前页在同一版本下的修订情况，新订文件没有修改历史，故修订号规定为0，以后修改后文件的修订号将依次为1，2…… 刚换版的文件，修订号统一从“0”开始。 页号：显示该文件当前页为共几页中的第几页，这样以便修正和防止丢失。 起草者：本文件的负责编写人员，一般为文件的使用部门相应人员。 复核者：本文件起草完毕后进行复核的人员，一般为部门负责人或相关职能部门负责人。 审核者：对已复核过的文件进行