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档案信息化建设与电子文件管理 第四节 电子文件管理 一、电子文件的概念和种类 （一） 电子文件的概念 电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。 电子文件是文件的一种类型，应具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 “数字信息”是电子文件的技术属性，而“文件”是电子文件的功能属性。电子文件是“数字信息”和“文件”的交集。 （二） 电子文件的种类 如同其他事物的种类划分一样，电子文件的种类也有不同的划分标准。 1、按电子文件的信息存在形式划分 （二） 电子文件的特点 （二） 电子文件的特点 （三） 电子文件的特点 （三） 电子文件的特点 （三） 电子文件的特点 （三） 电子文件的特点 二、电子文件管理 电子文件的生命周期 文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程； 这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段； 文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种对应关系。 （二） 电子文件的管理模式 （二） 电子文件的管理模式 机构内部电子文件的管理 档案馆电子文件的管理模式 （二） 电子文件的管理模式 机构内部电子文件的管理 对电子文件实行统一管理 （二） 电子文件的管理模式 档案馆电子文件的管理模式 （二） 电子文件的管理模式 档案馆电子文件的管理模式 （二） 电子文件的管理模式 档案馆电子文件的管理模式 档案信息化建设与电子文件管理 第一节 档案信息的数字化 一、档案信息数字化的含义 档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。 三、档案信息数字化的主要困难 技术不成熟且不经济 键盘录入； 扫描 第二节 档案网站建设 数字档案馆的含义 利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。 祝大家成功！ 谢谢！ 2008年5月24日 （二） 电子文件的管理原则 动态管理原则 对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。 （二） 电子文件的管理原则 注重效益原则 电子文件管理中对成本和效益的关注尤其突出，这主要来自两个方面的原因： 电子文件管理的投入大； 2。信息化过程中各种组织更加注重信息资源的效益问题。 （二） 电子文件的管理原则 可读性保障原则 经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够一人可以适度、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。 （保证电子文件可读性的措施应该贯彻于全部管理工作的始终） 对电子文件实行统一管理 实行文件、档案一体化管理 机构内部电子文件的管理 文件形成部门 档案部门 信息技术部门 集中式保管模式 分布式保管模式 集中式保管模式 文件的生成机构使用文件，并通过一些方法来保护文件的可靠性和真实性； 文件生成者将失去现行使用价值的文件移交档案馆，由档案馆进行整理、编目和长期保管。 （美国、加拿大、英国、北欧等一些国家原则上赞成） （加拿大哥伦比亚大学方案） 分布式保管模式 （美国匹兹堡大学的方案） 形成机构应自始至终保管自己的电子文件，而不是将进入档案阶段的电子文件移交档案馆，档案馆对于非现行电子文件的保管进行指导和帮助，并具有一定的控制权。 国家档案局牵头研制的国家标准《电子文件归档与管理规范》（2001年修改稿）中指出 “电子文件归档后按有关规定移交至档案馆等档案保管部门，作为电子档案进行集中保管。” 第四部分 现阶段和今后一段时间，我国档案信息数字化的中心任务： 对纸质档案信息进行数字化转换 二、档案信息数字化的内容 一）档案目录信息的数字化； 二）档案全文信息的数字化 数字化的对象问题 合作问题 档案网站： 是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。 服务功能； 宣传功能； 交流功能 档案网站的功能 * * 第四部分 前 言 　　 　　根据《北京市人事局关于工程技术等系列中、初级职称试行专业技术资格制度有关问题的通