第十章 办公室日常管理【共享精品-ppt】精品.pptVIP

* 联合行文末页公文版式 * 第二节 电话的使用 （一）熟悉常用电话号码 应当熟悉本单位电话机的分布情况、各科室电话号码和本单位领导们的电话号码； 熟悉主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联系的电话号码； 工作案头应备电话号码查询资料以咨查用。 * 替上司打电话给对方上司应在对方上司接电话前将电话递给上司 错打电话，错播号码都要说对不起 先确认对方电话号码、单位和具体要通话的人的姓名 通后，先确认对方，然后报出自己的单位、姓名 谈工作前，先明确对方是否有时间，是否方便谈此项事宜 （二）打电话时应注意的事项 * （三） 接电话时应注意的事项如下 通完话，不必急于挂机，对方身份高时对方先挂机 不清楚的要请对方复述,重要的内容要复述给对方 找人接电话要问清对方姓名或单位 接听电话说：“您好，这里是××公司××部门” 铃响两三声之间是接听电话的最佳时机 对错打的电话，态度也要和蔼客气 谈事情要尽快确认对方单位、姓名和电话事由 * （四）做好电话记录 无论打电话还是接电话，必要的时候，都要有电话记录，要依据电话内容做好电话记录工作。 记录电话内容，应备有格式固定的电话记录本，电话记录是事先印制好的表格式簿册。 记录要素：来电人、来电时间、来电号码、来电内容、记录人、处理情况等 * 第三节 保密工作 一、基本涵义 ㈠秘密　　指在