体系文件——记录控制程序.doc

编 号：QMHSE０2 —2008.04 发放编号： 记录控制程序 编制部门：公司办公室 编写： 审 核： 批准： 发布日期：2008年4月 实施日期：2008年 １适用范围 本程序适用于公司质量、环境、测量、HSE管理体系运行过程中产生的各种记录（包括供方/承包方提供的记录）的管理。 2 职责 2.1公司办公室负责公司质量、环境、测量、HSE管理体系记录的归口管理。 2.2各单位、部门负责本单位、部门质量、测量、环境、HSE管理体系记录的管理。 2.3供方/承包方提供的记录,由接收部门负责管理。 3程序 3.1记录控制程序流程图 管理者代表 公司办公室 相关部门 各单位 相关单位 记录控制程序流程图 3.2记录分类 1）实施质量、环境、测量、HSE程序生成的记录 2）实施质量、环境、测量、HSE文件生成的记录 3）供方/承包方提供的记录 3.3记录表式的设计、审批、修改和发布 3.3.1在编制时，制定相应的记录表，表表.3.2记录表式的设计,要和体系文件的规定要求和实际状况相适应，需要记录的内容都要有对应的栏目，可有可无的栏目一律不设。 3.3.3附有记录表式的运行控制文件不应以行政公文形式下发。 3.3.4经批准引用的外来文件，其记录保留原编号，并收录《质量/环境/测量/HSE管理体系现行记录目录一览表》。 3.4记录的标识和填写 3.4.1 记录标识 3.4.1.1程序中的记录标识 X R XX·XX X 版本号 记录顺序号 程序顺序号 记录代号 体系代号* *注：质量管理体系代号为Q，测量管理体系代号为M，环境和HSE管理体系通用的代号为EH，HSE管理体系代号为H，质量/环境/测量/HSE体系中通用的程序，此代号为空。 3.4.1.2质量、测量、环境、HSE文件中的记录标识 X R · X XX·XX -- X 版本号 记录顺序号 文件顺序号 单位代号 记录代号 体系代号* *注：质量管理体系代号为Q，测量管理体系代号为M，环境和HSE管理体系通用的代号为EH，HSE管理体系代号为H，质量/环境/测量/HSE体系中通用的程序，此代号为空。 3.4.2记录的填写。 a)字迹清楚，内容完整，数据正确，填写及时； b)不得用铅笔填写，长期保存的记录用黑墨水或蓝黑墨水填写，对不要求填写的内容划斜线表示，必要时加注说明； c)不得随意更改，当填写错误时，在原记录内容上划一横线，将正确的数字写在被注销数字上方，并经记录人签字确认。分析检验报告单、计量器具检定记录除记录人签字确认外，须经记录人的上级审核。 d)记录不得使用涂改液进行修改； F）电子记录应进行加密处理，防止非法访问和修改，及时进行备份。贮存有记录的磁盘，不得更改其信息，并妥善保存，以备核查。 3.4.3现行记录目录一览表的编制 a)为防止使用失效和作废的记录表式，公司和各单位、部门应滚动编制现行记录目录一览表（包括发布和使用的质量/环境/测量/HSE管理体系记录），每半年书面发布一次（发布在10.98.3.22相关栏目中的一览表应随时更新）。 b)现行记录目录标识 示例： XD X XX -- XXXX XX 年月 文件顺序号 单位代号 文件代号 体系代号* *注：质量管理体系代号为Q，测量管理体系代号为M，环境和