办公室通讯工作第三讲.docVIP

第四讲 办公室通讯工作 一、 接听与拨打电话的原则与基本要求 表达规范、正确： 礼貌热情，语气清晰和婉：俗话说，言为心声，声音能反映人的真情实感。秘书电话交谈，更应该运用富有人情味声音，力求使对方既收到语言，又收到情感信息。 简洁：电话沟通的时效性很强，长话短说，扣紧主题，不说与主题无关的事。同时，简洁并不意味着一定要少说话，在表达信息的过程中，一定要全面准确，而不是一知半解。 保密：电话保密是企业信息保密中的一项重要内容，在接听电话时一定要注意保密，一般不要在普通电话里谈秘密事项，同时也不能将和电话内容有关的事项告诉无关的人员。如果对方在电话中问及有关机密的事，秘书人员可根据情况，或婉言拒绝，或请示领导。 注意时间　　这主要是针对打电话时，要考虑对方此时接电话是否方便，要注意各地、各国的时差和工作时间的差别。一般的公务电话最好避开对方临近下班的时间。因为这时打电话，对方往往急于下班，很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方单位，如确有必要给对方打时，应避开对方与其家人吃饭、休息时间。 一）、处理电话留言的一般原则1、简洁：在记录留言时，要抓住要点，排除无用的话语，让受让人一看就明白；2、完整：留言中若提到有关日期、时间、数字等重要信息，要非常仔细地记全，不要遗漏;3、准确：要确保信息记录的正确，包括双方的姓名，对方的单位、电话号码，来电日期、时间，来电的内容等。一定