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时间管理 1.事先规划好你的时 间与步骤,以达到 事半功倍之效。 每天空出一段时间来规划事情。 拿一个小时来订计划,可以有二到三倍的效果出现。 你可以在上班之前比较安静的环境(家里或办公室)订计划,或是当作上班的第一件事,或是在下班前订第二天的计划。 将时间加以分段,最好是以十五分钟为一段。并要求自己把原本要花比较多时间的工作,在一段段时间里加速完成。 学习绝对专心,同时做两三件事,像电视机选台器一样。 「做正确的事」要比「按正确 的方法把事情做对」来得重要。 2.分析工作的优先级,按照 轻重缓急作处置。 依据优先级 要掌控时间,就必须先能掌控自己。 设定个人目标,以便根据目标,分析工作的优先级,按照轻重缓急做处置。 经常评估所设定的优先级。 根据紧急性与重要性决定: 重要而且紧急:马上办。 重要而不紧急:好好规划。 不重要但很紧急: 1.马上办,但只要花一点时间; 2.请人代办; 3.集中处理。 不重要也不紧急:有空再辦。 要将你的百分之百的时间,用于关键问题的处理。 盲忙，忙 忙忙，忙 3.找出自己最有效率的时段 以安排工作内容。 早上八点至十点:精力颠峰,适合做规划。 早上十点至十二点:注意力及短暂记忆力最强,适合脑力激荡会议、训练。 下午一点至二点:昏昏欲睡,比较适合进行互动沟通的工作。 下午二点至四点:开始清醒,长期记忆力最强,适合阅读、思考。 下午四点至五点:适合技术性作、处理冲突问题。 在效率最高的时段,你可以集中精力于:棘手或困难的问题、创造性思考、复杂的工作、讨论或订定工作计划。 在效率中等的时段,你可以专心做:与他人交换意见、处理回信、规划行程表 。 在效率最差的时段,你可以处理:例行性事务、电话联络事情、接待访客、基本行政工作。 我们无法管理时间,我们只能管理自已与时钟的关系,这需要组织与架构。 4.进行充分的授权,将工作分 配给下属、助理。 找出哪些工作可以授权他人去做。 将工作交给能处理得最好的人。 信任对方,尊重对方。 清楚说明你对工作的要求、方式与时间限制。 授权不是推卸责任,你一样要负起追踪的责任。 助理不是花瓶,你应该和他们相互信赖,建立团队工作纪律,发展出合作关系。 每天固定时间与他们讨论工作内容,让他们熟知你的目标、优先级及渴望,清楚知道你要什么。 鼓励他们分担更多的责任,并允许他们发展自已的行事风格,可以做决定,而不是当你的影子。 给予充分的支持、认同与尊重。 成功的管理者奉行两个原则:在拥有必要信息与判断基础的最底层下达决定;直接向你负责的人应该提出答案,而不是问题。 5.活用记事本管理时间 找一本口袋大小的记事本带在身边： 记事本里最好有常用电话号码、待办私人事务、待办公务、日期约会栏及杂记栏。 列出待办事项，可以分为每天、每周或未来数周。 把预定做的事登录到预定的时程里，确定的事项用钢笔或原子笔书写，可能有变量的就先用铅笔书写。 随时记录一些新想到的做法。 达成的项目就割掉，但不要划得乱七八糟，以免日后要察看会看不懂。 　　　像所有其他的计划一样，有效的时间安排最好是在纸上作业。 6.运用有效的方法取得信息。 如何在短时间内得到最多的信息？ 在精神最充沛的时候，阅读最重要的数据。 不断的学习如何加快阅读的速度。 与对同一领域有兴趣的人分担信息收集的责任。 养成随身携带阅读资料的习惯。 养成在等待的时候阅读的习惯。 要求部属在文件上做摘要。 锁定你真正需要的信息，避免因信息泛滥而无所适从。 阅读前先了解自己的目的。 有选择性的阅读，如果没有很多时间，可以只选择一份综合性的报纸。 先读标题。 读一读就停下来思考，并将所读的内容浓缩成大要。 想保留某一段数据，可以在文章的角落立刻注记并剪下来归档，并将其他部份丢弃。 　　　有效的管理者生活在现在，但却将眼光集中在未来。 7.改变拖延的习惯， 实时行动。 终结拖延的六个方法： 问自己：现在最重要的是做甚么？而非问：我现在最想做甚么？ 先把最令你讨厌、最困难的事解决掉，不要让它一直困扰你。 将工作分解成几个较小的部份，让工作容易进行。 不要等所有数据都到手才开始工作，有甚么就做甚么。 找出自己拖事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，规定自己某段时间内禁止做这些事。 确定诱因激励自己准时不拖延。 　　 无法适当安排时间、累积工作的结果，只会造成心里的慌张感而已。 8.练就健康的身体，保持 身心最佳状况。 运动不是有机会才做，最好在你的行事历上加入这一项，固定时间与地点做运动。 缩短睡眠时间能节省时间，同样，如果能增加快速入睡、充分睡眠的能力，一样可以拥有效率。 养成早上一睁开眼睛就起床的习惯。 定时做健康检查，除了医院及体检中心外，也可以