某房地产公司样板间资产管理办法.docVIP

样板间物品管理办法 总则 第一条 为规范集团所属公司固定资产的管理，保证固定资产正确核算。特制定本办法。 第二条 加强固定资产的管理，维护现有资产的安全完整，同时挖掘潜力，不断提高固定资产使用效益的基本要求。 第三条 本办法适用于集团各所属分公司，各公司根据本规定自行制定适合本公司的管理办法，并严格实施。 样板间物品的采购 （一）流程 样板间的物品由企划部根据设计公司整体设计要求和合同规定统一进行购买。遵循货比三家、选择同类物品最低价的原则。 企划部根据设计公司设计风格提出采购计划，详细说明采购物品的品名、种类、数量、规格、用途以及预算所需资金，并由并由部门经理签字确认； 企划部将采购计划连同采购清单交运营部审核，由运营部负责对需采购的物品进行询价，并提供建议供应商及建议采购价格。企划部应参照运营部提供的采购范围购买，并共同商议并确认最终要购买的物品； 在保留整体设计风格的基础上，应尽可能在最终使用地采购，而不应盲目的跨地区采购；如因特殊要求，需从外地采购物品，须由采购人员在确定所购物品的品名及金额后，将经批准购买的物品的明细清单（包括品名、数量、价格）由采购人员签字确认后，连同对方单位名称及账号传真至财务部出纳，出纳据此办理汇票并登记付款明细表；且在货物到达后由企划部确认到货物品是否与订购货物一致、是否存在色差、有无质量等问题。 销售部在采购前根据合同金额将付款计划上报财务部，并列明所需支付现金、支票及汇票的金额。因采购支出金额较大、物品种类较多，因此采购时以借款方式先予支付款项，借款金额为采购预算金额。现金金额在1000元以下可以一次性支付，以支票或汇票方式付款。分次支付，由财务部银行出纳建立借款明细表，每次办理完后由采购人员签字确认，等完成全部采购事项办理结算时，以项目付款的形式冲抵借款；前帐不清，后帐不借。 采购人员在采购物品时，须按照采购计划上的品名、数量、规格、价格预算、到货时间等要求严格控制采购，除价格可以改低外，其它均不得擅自进行更改，如需更改，应经本部门、销售部门负责人同意； 如因特殊原因需更换已订购的物品时，应详细说明变更原因、经由企划、行政、运营、法务共同审定后方能有效。 对于已签定合同/预付订金，涉及到需赔偿违约金的，应由法务审核购物合同，提出相关解决办法，（ ） 采购事项完毕后，采购人员应及时持正规发票（财务规定的相关票据），填写项目付款单及价款结算单，经相关层级签批后到财务部冲抵借款。同时，附相关部门（行政、物业）验收的物品清单（包括数量、规格型号、单价、金额、放置地点）及行政加盖的固定资产章，方可到财务报销。如无行政的固定资产章，财务将不受理该笔费用的报销。 （二）图示 样板间物品的验收、交接 采购完毕、进场之前，由企划部、行政部、物业管理部门三方清点物品，并由行政统一编写固定资产编号并对应粘贴。 行政负责对购买的所有物品办理入库手续，同时登记资产台帐、划分资产类别。详细详细记录入库物品的名称、规格、数量、单价、金额、采购时间等； 所有物品进场时（无论是否开始使用），由物业公司样板间及会所负责人对入库的物品进行质量、数量的检验，确认无误后，连同行政部、企划部在验收清单上签字确认、填写《样板间物品移交清单》（一式三份），并开始行使对物品的保管职能。检验接管后出现的损坏或遗失，由物业公司负责解释说明或承担相应的赔偿。行政部留存三方确认后的《样板间物品移交清单》并备案。 从外地采购回的物品，由企划部首先确认到货物品是否与订购货物一致、是否存在色差、有无质量问题等。待确认无误后，应在一天内通知行政部，由行政、企划及物业管理部门三方共同清点、粘贴编号，确认并填写《样板间物品移交清单》。 样板间物品实行责任到人制，确立每天巡视、每日盘查，交接班时准确填写《样板间物品每日清点交接记录表》，避免丢失和损坏。物业管理负责人应定期巡查、做好检查记录工作。 当样板间的物品出现破损或遗失时，物业管理部应及时通知行政部，并做出合理的原因分析，由当日在岗人员填写《样板间物品丢失破损情况说明》，并由相关负责人人确认。行政部将确认后的《样板间物品丢失破损情况说明》备案，并视损坏情况及原因责承当事人或部门赔