档案管理实施细则：总结 计划 汇报 设计 可编辑.docVIP

档案管理实施细则 目的 规范档案管理工作，是公司发展过程中一项重要的基础性工作。企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少企业成本、提高经济效益等都有重要意义。公司档案工作必须坚持统一集中管理的原则，档案管理也必须逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。 适用范围 本《细则》适用于公司各部门及以后新开工项目或新成立公司的所有须存档的各类资料。 术语和定义 档案管理员：专职档案管理员、兼职档案管理员（指在各部门中被指派负责本部门档案管理的人员）。 档案管理：文书档案、图表档案、音像档案、实物等不同载体的档案材料。 档案分类及编号（文字、图纸、表格、音像、电子版） （一）按照立档单位划分及档案划分 行政档案文件： 与公司业务发展有关的政策、法令、法规文件； 各类诉讼档案； 公司工作报告、专题报告； 召开大型会议纪要、会议记录、重要讨论稿，公司年度工作总结与工作计划，重要外事活动记录； 公司章程，升级认证、领导人更选、大事记、机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印章； 公司下级单位的请示与批复，员工来信来访记录； 公司发出和收到的重要贺信、贺电和题词，公司简报； 公司财产清理、统计、购物计划； 部门年度工作总结； 公司各项活动形成的有关音像材料； 车辆管理相关文件； 网络通讯、办公设备管理制度； 公司日常经营管理过程中出现的阶段性文件。 人事档案文件： 人事任免； 员工名册、考核、晋升、奖惩、劳保福利、职称考评、教育等文件。 经营档案文件 (1).销售档案文件（含客户服务）： 买卖合同； 客户档案。 (2).成本档案文件：项目管理过程中的施工文件、合同、结算书、招投标书，工作联系单及费用结算凭证，按单项工程施工进度进行分类整理。 (3).工程档案文件： 1)前期文件（拓展、咨询、方案、勘察、测绘、可行性研究报告）； 2)各种证书原件； 3)合同（设计、施工、材料）； 4)施工图及电子版； 财务档案文件： 执照、资质年检资料原件； 公司各种证书、合同的原件； 各类财务报表及文件等由财务部自行保管。 （二）档案编号及名称： 1．档案各级分类应赋予名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。　　2．各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。　　3．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。　　4．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。 5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 由资料员统一编号 公司代码—部门—年号—数字流水号 以行政为例： GY—行—2010—001、 GY—行—2010—001—1 DYXH—行—2010—001 DYXH—行—2010—001—1 （如一份文件包含多少小项，在数字流水号后添加小编号） （三）档号编定 1．案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。 2．案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。 3．档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。 4．档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。 档案的收集组卷 每年的1-2月份，由档案室通知各部门做好上年度文件材料的收集工作，提出具体要求，并附上《文件材料归档范围及保管期限表》（其中应收集文件为：每年年终各部门应上交的例行文件，如上一年度年、下一年度工作计划等。其他临时文件按照《档案内容表》进行收集整理。） 确定文件是否归档、参照《档案内容表》确定归档时限。 有关人员在收集、整理档案资料时，应按严格把好质量关。组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理。 档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须与实物相符，做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。 凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件资料，应附该文件资料的复印件。 照片(含底片)和声像材料，要求图像清晰，声音清楚，解说与画面同步，照片与声像材料的文字说明准确精炼；电子档案(软盘／光盘等)应符合公司有关标准。 在整理图纸档案资料时，遇下列情况，应要求责任部门进行重新制作； 一张图纸上改动部分超过图面35％或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图(表)； 使用破损、受过光照图面不清、