第六章 档案的保管与库房管理.ppt.ppt

第六章 档案的保管与库房管理 案件导入 ＸＸ商贸公司的档案管理工作十分出色，已经通过了国家二级档案室的验收。该档案室设有专门的档案库房，库房选址及设备配置符合档案保管的要求；库房内装具的配备与排列合理；档案包装材料的使用符合保管的要求；各类档案排列有序日常管理规范，档案保管的制度及手续严密。该公司的档案得到了很好的保管，为提供利用工作创造了极大的方便。 案件导入 ＸＸ塑料制品公司由于条件的限制，其档案库房为办公用房，并因公司的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生问题和病虫害，档案受潮也比较严重。同时，该公司在档案库房的管理方面比较松懈，例如：档案调阅后未能及时归于保管位置：允许非档案管理人员进入库房查找档案，或跟随档案人员进入库房；在档案库房中放置食品；调阅档案不进行记录等。因此，该公司的档案损坏比较严重，并未发生过丢失档案的事故。 案件分析 文件归档进入档案部门以后，一方面因利用的需要经常被调出借阅；另一方面，周围的环境对档案物质安全也会产生一定的影响。这就要求档案部门做好档案的有序和安全的保管工作。档案保管工作不仅需要一定的物质条件，而且更需要建立健全管理制度，完善手续，加强日常管理和监测，这样才能为档案营造一个良好的保管环境。 第六章 档案的保管与库房管理 第一节 档案保管工作概述 一、档案保管工作的含义 二、档案保管工作的任务 三、档案保管工作的意义 一、档案保管工作的含义 含义：档案的保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。 档案保管工作的内容 1、档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作； 2、档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护； 3、保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。 一、档案保管工作的含义 这三方面的工作，有的要与收集、整理和利用等工作的有关业务项目同时结合进行，有的则须单独组织进行。因此，档案的保管，既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立的环节。 二、档案保管工作的任务 任务：了解和掌握档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的措施，最大限度地防止和减少档案的毁损，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。 1、防止档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。 2、延长档案的寿命； 3、维护档案的政治安全，防止泄密。 三、档案保管工作的意义 1、档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。 2、为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。 档案保管工作不是单纯的“为保管而保管”，其最终目的是为了保证党和国家各项工作对档案的利用。因此，档案保管工作的一切措施、制度、办法以至具体的技术处理，都要既有利于保护档案，又要保证当前和长远利用的方便。这是档案保管工作的出发点和检查保管工作做得好坏的标准。 档案保管工作的任务和意义 1、为什么要重视档案的保管？ 档案自产生时起，就有可能面临来自人为和自然因素造成的损害。 2、档案保管的任务 妥善地保管好档案，尽可能延长档案寿命，克服自然、社会对档案寿命构成的威胁。 3、档案保管的意义 保护国家记忆和社会记忆，再现历史，传承文明。为档案信息的开发利用提供档案物质基础。 档案保管工作的基本要求 （1）以防为主，防治结合。 （2）加强重点，照顾一般。 （3）自力更生，勤俭节约。 （4）立足长远，保证当前。 以防为主，防治结合 寻求科学的保管档案的技术方法，这是安全地保管档案的关键所在。保管档案的技术方法具体有： （一）如何预防档案文件的损坏的问题 包括人为的、自然的因素，如防盗、防火、防尘、防霉、防虫、防光等等； （二）是对已损坏的档案文件如何进行处治的问题 如灭虫、恢复字迹、恢复纸张的机械强度等。 在“防”和“治”这两个方面。“防”是档案保管工作的根本和主导方面，也就是说，档案无“病”先防是积极主动的治本的方法，因为从总体上看，未遭损毁的档案还是大量的，应该以极大的注意力首先保证这些档案的长期安全。同时要抓好“治”，尽量延长已损坏档案的寿命。 加强重点，照顾一般 对于需要长久保管的档案，以及重要立档单位的档案，应该采取措施，加以重点保护，使其既安全又延长寿命。同时，对一般性的档案也不能保管条件太差，在各方面情况允许的范围内，也要适当兼顾。 自力更生，勤俭节约 档案保管工作必须具备一定的物质条件和一定的技术装备，因而应给予必要的投资，以创造适宜的保护环境和条件。但目前我国经济还不是十分发达，尚不能满足档案保管工作的需要，因此，档案工作人员要发挥主观