资料文件控制程序管理.doc

资料文件控制程序管理 1 目 的 规定公司文件和资料的管控方法，确保质量管理体系文件的有效运行特制定本程序。 2 范 围 适用于本公司所有的文件和资料的控制。 3 职 责 3.1 总经理：负责质量手册的批准。 3.2 管理者代表：负责组织相关部门编制公司质量手册和程序文件，负责公司二阶文件的批准，对文件运行 的有效性和适宜性负责。 3.3 文控：负责公司质量体系一、二、三阶文件、质量记录空白表单和非技术类参考文件的归口管理， 负责该类文件格式、编码的评审、分发、回收、作废、销毁。 3.4 工程部：负责公司外来技术文件参考资料的归口管理。 3.5 各部门负责人：负责三阶文件的批准，参与二阶文件的评审与会签，对质量管理体系文件运行有效性进 行监督。 3.6 各部门：负责本部门二阶文件的制定及三阶文件的制定与编码,作业文件的审批并参与本部门关联文件的评审与会签及质量管理体系文件培训与实施。 3.7 文件制定、会签、审核、批准权限： 文件阶层 文件类型 文件制定 审核 复审 批 准 一阶 质量手册 ISO专员 信息及标准化主管 管理者代表 事业部总经理 二阶 程序文件 主导部门主管 信息及标准化主管 / 管理者代表/ 事业部总经理 三阶 流程类 主导部门主管 信息及标准化主管 / 管理者代表/ 事业部总经理 工艺技术类 相关人员 部门负责人 / 中心负责人 制度、规范类 部门经理/主管 信息及标准化主管 人力资源总监 事业部总经理 四阶 空白表单 相关人员 部门助理 / 部门主管 4 程 序 4.1 文件识别、编码规定： 文件级别 一阶 二阶 三阶 四阶 文件类型 质量手册 程序文件 作业类文件 表单 代 码 QM QP SOP FM 编 码 CSL - QM CSL–QP–XX CSL–SOP–XXX–X - XXX FM-XXX-XXX X 4.3 文件样式规定 4.3.1 公司文件抬头样式4.3.3 质量手册、程序文件的封页与正文样式，参见附件三/四样板。 4.3.4 作业文件、管理制度文件的封页与正文样式，参见附件五/六样板。 4.4 文件的制订、审批、分发、使用、归档参见【附件一】《文件制定流程》。 4.5 文件的变更、作废参见【附件二】《文件变更流程》。 4.5.1版本号及修改号 一、二、三阶文件的版本号依次为A、B、C、D、E·····（A——指第一版）, 修改号序号依次为0、1、2、3、4、5（0——指初始状态），修改号在5次以上，自动换版（例如：目前是A5版，下次再修改就是B0版）； 在文件修改处用 表示修改号；修改第二次用 表示； 四阶文件（表单）版本号序号依次为A、B、C、D、E·····（A——指第一版）； 各类作废文件原件文控至少须保存以下年限，达到以下年限时，文控可作不保存处理。质量手册、程序文件：五年，作业类文件：三年，外来文件：二年（注：如客户有指定文件保存年限，按客户要求执行），记录保存年限参照《记录控制程序》。 4.6 质量记录管理参见《质量记录控制程序》 4.7 文件在使用过程中，如文件被污损、丢失，持有者应及时报告，填写《文件增补发申请单》经ISO专员审批后,由文控中心重新发放，文控中心需回收旧文件后再重新发放，回收旧文件进行销毁处理。 4.7.1凡是受控文件因丢失，均需填写《文件遗失调查处理单》至文控。 4.8 外来文件的管制 4.8.1 外来文件收集、识别 信息标准化办公室：负责本公司适用之国际、国家、行业、地方法律法规及与管理体系有关之国际、国家标准的归口管理。 工程部：负责公司外来技术文件参考资料的归口管理。 营销中心：负责顾客提供的各类技术文件、图纸、样品等客供文件的归口管理。 采购部：负责供应商提供的各类文件及样品的归口管理。 营销中心和采购部：负责对顾客和供应商所发送的电子邮件有参考和保留价值应予以电子档保存或打印纸质档保存。 4.8.2 各部门识别出的外来文件经过部门负责人核准后，登录于《外来文件登记表》上，控制其分发，并妥善保管，并按《顾客财产控制程序》进行管理。 4.9 印章管理 4.9.1公司的印章包括受控文件章，作废保留章、作废章和参考文件章。 受控文件章样式： 5文件与记录格式要求 5.1 公司所有管制文件的字体编制 5.1.1一阶文件，大标题（质量手册）使用隶书初号粗黑字体，文件样版框内使用小四号粗黑色宋体字符，文件内的标题（如颁布令、公司简介、质量方针、质量目标…）使用小二粗黑色宋体字符，正文内容均用五号黑色宋体字符，插入的图表使用小五号黑色宋体字符； 5.1.2二、三阶文件，大标题使用隶书一号粗黑字体，文件样版框内使用小四号粗