文书档案管理教育训练-明道大学秘书处.PPTVIP

文書、檔案管理教育訓練 明道大學秘書處 102年08月06日 引言 大綱 公文擬辦常見問題 歸檔作業新增編碼程序 公文影像掃描新增掃描項目 常見問題提醒 公文擬辦常見問題 不知如何簽辦，宜先與主管溝通，內部達成共識再予擬辦，非以公文進行溝通。 「簽辦公文」是一門藝術，需讓批核主管由你（妳）的擬辦事項判斷此份公文是否被妥適的辦理完畢。 若為「會辦」公文，請由單位主管主簽。 教育部來文，請陳送　校長核決。 範例1 範例2 範例3 歸檔作業新增編碼程序 避免公文於歸檔過程短少而不知，每份公文每頁依序進行編碼。 編碼方式：逐頁於公文頁面右下方進行編碼（含附件），並於第1頁右上方註記總頁數。以「鉛筆」劃記，字型勿過大影響文面。範例 公文影像掃描新增必掃項目 院務、系所務、院教評、系所教評（含通識教育中心）列入影像掃描範圍，且為永久留存。 歸檔方式：打孔後以棉線綑綁，勿使用11孔袋或膠裝，且釘書針、魚尾夾等需拿除，避免生銹加速紙張劣化速度。 紙張酸化易使紙張變黃、脆化、破碎。 常見問題提醒　I 校外來文未掛號即辦文。 因個人學術專長所衍生－＞屬個人公文。 因職務所衍生－＞需掛號。 紙本與公文系統未同步，往往紙本已送達秘書處，但系統流程仍留於原單位。 流程未到，紙本放回公文櫃，俟流程送達後再予陳核。 最速件發文亦請注意流程是否已「送發」，避免因流程未傳送而無法發文。 常見問題提醒　II 校外來文