教育发展中心设备采购管理细则（试行）.docVIP

教育发展中心设备采购管理细则（试行） 为进一步加强教育发展中心设备采购与过程监督管理，根据学校固定资产管理相关规定，特制定本办法。 一、适用范围 本办法中的设备指单台件价值在100元以上（含100元）, 且耐用期限在1年以上并能独立使用的硬件设备，包括通用性办公设备和专用性设备等。 二、职责权限 设备采购实行归口管理。 1.中心主任 设备年度采购计划、大额（宗）设备及临时性设备采购的最终审批。 2.分管院长 设备年度采购计划、大额（宗）设备及临时性设备采购的审核。 3.申购部门 设备申购部门提出采购计划，提供相应的产品信息，并配合设备到位后的验收、安装、调试等工作。 4.网络技术部 负责专业设备的采购；负责参与设备规格参数的评测，提出采购意见及供应商选择、会同办公室与供应商进行设备的技术谈判；负责设备的验收、质量检测、安装、调试及日常维护、维修工作；负责处理有关设备质量、售后服务等需要与供应商的联络事宜。 5.办公室 负责常规办公设备的采购，负责实施谈判、签署采购合同，监督供应商对合同的执行进程，会同相关部门完成物资的验收入库、保管和移交；负责与学校国有资产与实验室管理处对接，完成设备验资、老化设备的报废处理等工作；负责完成财务报账工作。 6.其他采购部门 由中心指定，负责专业设备或专项建设设备的采购，按照中心要求完成指定物资的采购。 7.财务部 负责参与设备的采购预算，筹措采购资金；参与设备供应商筛选、相关设备价格谈判，完成费用核算；负责采购过程的财务审计监督工作。 8.质量管理部 负责参与设备供应商筛选、相关设备价格谈判，组织采购设备的质量与用户调查，受理违规采购举报等工作。 三、申购流程 1.设备申购部门提报需求，通过OA系统“审批流转—起草申请—资产设备新增审批表”填写申请表及相关技术标准说明，要求对规格、型号、数量、需求日期、参考价格、用途等内容填写完整。 2.申购 3.申购部门分管院长填写审批意见； 4.网络技术部进行产品推荐，对产品规格、型号、参考价格提供详细参考数据； 5.网络技术部分管院长填写意见； 6.办公室核实资产信息，根据配置标准及实际库存情况进行调配，如果有可调配设备，信息反馈需求部门，完成设备的调配； 7.经资产设备管理员核实需采购的 8.办公室 9.中心主任审批； 10.审批通过后，信息反馈至办公室，由采购部门实施采购，并抄送网络技术部、财务部、质量管理部。 四、采购管理 （一）供应商考察 1．由办公室、网络技术部、财务部、质量管理部等部门进行设备供应商的市场考察，就商家的资质、规模、产品质量、价格、客户群、售后服务等方面做出评估，并最终确定部分长期供货商家。 2．由办公室、网络技术部等采购部门共同建立供应商信息库，并按照“QCDS”原则，即质量、成本、交付与服务并重的原则，对具有合法经营主体、信誉良好且品质、交货期、价格、服务等条件良好的供应商进行筛选。 3．建立供应商定期考核机制，对不符合“QCDS”原则的供应商进行淘汰，按照供应商考察程序重新筛选和补充供应商，以保障后续采购工作的顺利进行。 （二）议价与评估 1.每一类设备原则上需要两家及以上供应商进行报价。 2.采购部门在收到经批准的采购申请单后，需要与网络技术部等部门共同进行比价、议价，最终进行评估选择。 3.属于下列情况者，无需进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品，但仍需进行报价记录。 （三）样品提供和确认 若需进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购部门负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，并会同网络技术部等部门相关人员予以确认。 （四）合同签订 1.按照学校资产设备采购合同的规范及要求，由采购部门与供应商签订合同。合同文本交办公室与财务部共同留存。 2.交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。 （五）进度跟催 1.为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、网络通讯手段或亲自到供应商处跟催，以确保设备能按时供应。 2.若采购设备无法在预定时间内交货，采购部门须提前通知需求部门，寻求解决办法，并重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。 （六）验收入库、安装调试 采购设备到货后，由采购部门、网络技术部、申购部门共同验货，入库后交网络技术部，由供应商或网络技术部负责设备的检测、安装和调试工作；如验收不合格，由采购部门办理换（退）货手续。 （七）对账付款 采购设备验收、入库后，办公室资产设备管理员按照学校规定要求及时办理验资手续，并按合同或约定的付款方式办理财务报账手续。 （八）日常维护 1.网络技术部负责设备的日常维护工作。 2.设备维修须按照设备维修流程进行审批；对维修金额在5000元以上的由办公室、网络技术部组织评价小组进行议价。 1.办公室负责对中心设备种类、型号、参数、库存情况等相关信息进行管理，建立