[管理学]高效会议管理技巧002.ppt

高效会议管理技巧 主讲：张小彤 课程目标 了解会议的目的、种类和体系 了解会议效率不高的原因及对策 掌握有效为会议做准备的要领 掌握会议中的沟通和反馈技巧 掌握会议主持人的会议管理技巧 学会提高会议效率和质量的技巧 第一讲 当今会议面面观 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频繁 会议成本的计算 会议的目的 开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气 巩固主管地位 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的时间成本 直接的会议成本 效率损失成本 第二讲 会议效率不高的原因及解决方案 会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范 高效会议的预防性管理（二） 5.参会者要有听的技能 6.要充分作好准备工作 7.明确开会原因及目的 高效会议的八大特征 只有必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和有才能的人出席 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人 会议本身要遵守的规则（一） 1.参会者要将工作安排交给会议主席 2.超过1小时的会议要有书面的通知 3.所有参会者都要有准备发言的心态 4.会议要能准时开始、准时结束 5.负责人对决议能否达成负主要责任 会议本身要遵守的规则（二） 6.在会上要维护别人的尊严 7.要有人提出不同的意见 8.会后要能拿到书面的记录 9.参会者要履行反馈职责 10.要请第三方监控会议质量 第三讲 开会前的准备工作 是否要开会 准备工作的作用 1H5W 准备工作核对单 主持人的准备工作 准备工作的作用 选择最恰当的选择方式 使参会者能对讨论有清楚的方向可循 清楚的告知参会者应有何种行为表现 节省时间与减少冲突 主持人的4个准备 设定沟通目标 制订行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析 第四讲 成功会议的五种策略 如何做开场白 如何分配发言时间 如何掌握议事进度 如何达成决议—决策方式 如何圆满结束会议 如何做开场白 定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。 程序： 概观会议进行程序； 提供与会议有关的资讯； 规范议程； 指定会议记录者； 征求对议程设计的意见。 如何分配发言时间 主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。 如何掌握议事进度 语言方式 非语言方式 如何达成决议—决策方式 彼德·德鲁克决议法： 用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益律 估计有无采集更多参考资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各题案之认同 对提案做适当的休整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督单位。 第五讲 会议中的沟通与反馈技巧 会议中的沟通 会议中的反馈技巧 沟通的定义 有效沟通原则 有明确的沟通目标 有明确的时间约束 重视每一个细节 积极倾听 努力达成目标 造成沟通困难的因素 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 重点强调不足或条理不清 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 按自己的思路思考，忽略他人的需求 失去耐心，造成争执 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 时间不充分 情绪不好 语言不通 大脑过滤 记忆力差 如何建立信任 找共同点 适当展示自己的能力和水平 适当暴露自己脆弱的地方 不必说出所有的真相 会议中的反馈技巧 批评三部曲 第六讲 主持人的会议管理技巧 倾听的技巧 实际的说话技巧 倾听 是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。 倾听的礼节 听听别人的故事 听听别人完整的故事 先听听别人完整的故事 倾听的技巧 点头且微笑 眼神的接触 发出倾听的声音 身体向前倾 重复和总结 必要时做记录 说话技巧 展示 探询 评论 建立 测试理解情况 第七讲 如何对待会议中的意外情况 与“cicada蝉”相遇 与“shark鲨鱼”相遇 与“donkey驴”相遇 遭遇“rabbit tracking兔子般追踪” 与“crab螃蟹（跑题者）”相遇 与“cicada蝉”相遇 讲故事（和讨论的主题无关） 讲了很长才进入主题 讲的太模糊，没有具体事例 拒绝倾听别人的主要观点 对于“cicada蝉”的解决 可用话语或非语言的暗示 事先提醒关于会议的程序和时间限制 用总结的方式结束 与“shark鲨鱼”相遇 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见 对付“shark鲨鱼”型发言者的办法 非语言性打断 重申会议规范 反问法